Jedes Event produziert Hunderte Fotos, die die Teilnehmenden teilen wollen und die der Kunde sauber zurückbekommen möchte. Dieser Bedarf besteht immer. Trotzdem behandeln die meisten Agenturen ihn als logistische Aufgabe, nicht als Umsatzposten. Die Folge: Entweder vergeben sie die Aufgabe an einen Dienstleister, oder der Kunde muss sich mit WeTransfer behelfen, und niemand stellt irgendetwas in Rechnung.
Dieser Leitfaden richtet sich an Agenturen, die das ändern wollen: mit einem strukturierten, abgerechneten und profitablen Angebot rund um den Event-Fotoservice.
Warum der Fotoservice eine Marge ist, die Agenturen übersehen
Das Problem ist nicht, dass dieser Service nichts wert wäre. Sondern dass er nie als Service präsentiert wird.
Wenn eine Agentur die Fotos eines Events organisiert, bindet das Koordinationszeit, Tools und manchmal einen externen Dienstleister. Diese Zeit verschwindet in den Gemeinkosten oder geht in einer Gesamtpauschale unter und ist im Angebot deshalb unsichtbar. Der Kunde schätzt sie nicht, weil er sie nicht sieht.
Gleichzeitig geben Kunden 3.000 bis 15.000 € für einen Tag Firmenevent aus und zucken nicht mit der Wimper, wenn 400 € für eine Fotobox oder 600 € für ein Rahmenprogramm dazukommen. Fotos sind ein akzeptierter Budgetposten. Was fehlt, ist das passende Paket.
Und zweitens: Diesen Service aufzubauen, kostet wenig. Eine White-Label-Plattform wie Evokly zum Sammeln und Teilen von Fotos kostet im Pro-Abo 149 € pro Monat (oder 1.490 € pro Jahr), für bis zu 10 Events pro Monat, auch für mehrere Kunden. Wer mehr braucht, nimmt den Agency-Tarif (349 € pro Monat): Er deckt 30 Events ab und bringt eine Adresse auf den Namen der Agentur mit, etwa deineagentur.evokly.io. Die Grenzkosten pro Event sind gering. Die Marge dagegen kann je nach Modell 60 bis 80 % erreichen.
So baust du das Angebot auf: 3 Paketmodelle
Es gibt nicht das eine richtige Modell. Die Wahl hängt vom Kundenmix der Agentur ab, von der Häufigkeit der Events und von der gewünschten Positionierung.
Pauschale pro Event
Das Modell, das sich am einfachsten verkaufen und im Angebot verteidigen lässt. Der Fotoservice ist eine eigene Position mit festem Preis pro Event.
Die Agentur richtet die Plattform in den Farben des Kunden ein (Logo, Farbpalette, Subdomain oder eigene URL), erstellt den QR-Code, betreut die Galerie nach dem Event und liefert einen sauberen Download-Link. Die Leistung ist zeitlich begrenzt, zum Beispiel von sieben Tagen vor bis 14 Tagen nach dem Event.
Dieses Modell funktioniert gut bei Gelegenheitskunden oder einmaligen Events (Kongresse, Firmenjubiläen, Weihnachtsfeiern). Es lässt sich ohne lange Erklärung in ein Angebot für die Eventproduktion einbauen.
Jahresabo für den Kunden (mehrere Events)
Für Kunden, die mehrere Events im Jahr veranstalten (im B2B oft der Fall: Kick-off, Offsite, Roadshow, Tagung), ist ein Jahresabo für beide Seiten lohnender.
Die Agentur bietet unbegrenzten Zugang (oder eine feste Zahl an Events) über 12 Monate, mit einem Branding, das über die Zeit gleich bleibt. Der Kunde zahlt weniger pro Event, aber im Voraus, und bleibt gebunden. Die Agentur sichert sich wiederkehrende Umsätze und vereinfacht ihr Tagesgeschäft.
Dieses Modell setzt eine gewachsene Kundenbeziehung voraus. Es lässt sich bei der Vertragsverlängerung oder als Upsell nach einem ersten erfolgreichen Event verkaufen. Die Marge ist höher, weil die Einrichtungskosten nur einmal anfallen.
Teil der Gesamtleistung (ohne eigene Position)
Eine Option für Agenturen, die ihren wahrgenommenen Wert steigern wollen, ohne eine Diskussion über den Preis des Fotoservice selbst zu eröffnen.
Der Service geht in der Gesamtpauschale auf, rechtfertigt aber ein um 5 bis 15 % höheres Angebot. Statt „Fotogalerie: 400 €“ steht im Angebot dann „Premium-Eventproduktion inkl. Fotodokumentation und gebrandetem Foto-Sharing: 5.400 €“, wo sonst 5.000 € gestanden hätten.
Dieses Modell erspart Preisvergleiche („Woanders habe ich es günstiger gefunden“). Dafür ist es schwieriger, bei den nächsten Events nachzuverhandeln oder den Preis anzuheben, weil die Position gar nicht existiert. Es eignet sich am besten für Kunden, bei denen die Beziehung auf Vertrauen beruht und nicht auf dem Vergleich einzelner Positionen.
Welche Rolle White-Label für die Wahrnehmung beim Kunden spielt
White-Label ist nicht nur eine technische Funktion. Es ist ein Positionierungssignal.
Wenn ein Kunde eine Galerie unter der URL fotos.firmenname.de bekommt, mit seinem Logo im Header und in seinem Corporate Design, wirkt das wie ein hauseigener Service. Er weiß nicht, dass die Agentur eine Drittplattform nutzt. Er sieht eine Lösung, die seine Agentur für ihn gebaut hat.
Genau das ist der gewünschte Effekt: Die Agentur positioniert sich höher, und der Kunde erlebt ein Maß an Individualisierung, das er nicht hätte, wenn er sich selbst darum kümmern würde. Und anders als bei einer maßgeschneiderten Website oder App steht diese Individualisierung in wenigen Stunden, per Konfiguration und ohne Entwicklung.
Evokly für Agenturen beruht ganz auf diesem Prinzip: Die Agentur legt für jeden Kunden einen eigenen Bereich an, mit eigener Subdomain, eigenen Farben und eigenem Logo. Der Endkunde sieht den Namen Evokly nie. Die Agentur steuert alles über ein zentrales Dashboard.
Damit lässt sich ein Preis begründen und gegenüber der Konkurrenz oder internen Rückfragen beim Kunden halten.
Preise: Wie viel du berechnen kannst (Richtwerte in €)
Die Spannen unten gehen von Basiskosten aus (dem Plattform-Abo, umgelegt auf ein Event). Dazu kommen die Zeit für Einrichtung und Lieferung (je nach Aufwand 1 bis 3 Stunden), abgerechnet zum durchschnittlichen Stundensatz einer Eventagentur (80 bis 150 € pro Stunde zzgl. MwSt.), und eine Marge von 40 bis 60 %.
| Art des Events | Teilnehmende | Pauschale pro Event | Jahresabo (pro Event) | Teil der Gesamtleistung |
|---|---|---|---|---|
| Kleines Firmenevent | < 50 Pers. | 250 – 400 € zzgl. MwSt. | 150 – 250 € zzgl. MwSt. | +4 – 6 % des Angebots |
| Firmen-Offsite / Firmenfeier | 50 – 200 Pers. | 400 – 700 € zzgl. MwSt. | 250 – 450 € zzgl. MwSt. | +5 – 10 % des Angebots |
| Kongress / Tagung | 200 – 500 Pers. | 700 – 1.200 € zzgl. MwSt. | 400 – 700 € zzgl. MwSt. | +8 – 15 % des Angebots |
| Großevent / Roadshow mit mehreren Terminen | 500+ Pers. | 1.200 – 2.500 € zzgl. MwSt. | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
Die Plattformkosten der Agentur (Evokly-Pro-Abo für 149 €/Monat) sind schon mit dem ersten Event gedeckt, das am unteren Ende der Spanne abgerechnet wird. Die genaue Rechnung für dein Volumen findest du bei den Preisen.
Diese Spannen sind Richtwerte. Die empfindlichste Stellschraube ist die Einrichtungszeit. Liefert der Kunde sein Corporate Design sauber und hat er eine URL zur Verfügung, ist der Mehraufwand minimal. Muss die Agentur das Design erst erstellen, den DNS-Zugang aushandeln und eine Ansprechperson beim Kunden schulen, plane 3 Stunden zusätzlich ein.
Verkaufspitch: Was du einem Kunden sagst, der meint: „Das machen wir intern“
Das ist der häufigste Einwand und der am leichtesten zu entkräftende, wenn du vorbereitet kommst.
„Wir haben schon jemanden, der das macht.“
Frag, was dabei konkret herauskommt. In 80 % der Fälle lautet die Antwort: ein Google-Drive- oder Dropbox-Album, drei Tage später geteilt, mit 200 ungeordneten Fotos und Dateinamen wie IMG_4891.jpg. Das ist kein Fotoservice, das ist ein Dateitransfer.
Was die Agentur bietet: eine gebrandete Galerie, die schon während des Events per QR-Code erreichbar ist, eine leichte Moderation, sofortiges Teilen für die Gäste und einen Download-Link in hoher Auflösung für die Kommunikationsabteilung des Kunden. Das ist ein anderes Produkt.
„Dafür haben wir kein Budget.“
Das ist keine Budgetfrage, sondern eine Frage der Positionierung im Angebot. Baust du den Service in die Gesamtpauschale ein, vergleicht der Kunde nicht. Sieht er ihn als eigene Position, kann er Preise vergleichen. Solange die Beziehung neu ist, wähle das Modell „Teil der Gesamtleistung“.
Besteht der Kunde auf einem Einzelpreis, erinnere ihn daran, dass 400 € bei einem Event für 8.000 € einem Anteil von 5 % am Budget entsprechen. Und dass der Link, den sein Vertrieb mit den Event-Fotos auf LinkedIn teilt, Markencontent ist und kein Kostenpunkt.
„Wir behalten unsere Daten lieber selbst unter Kontrolle.“
Ein berechtigter Einwand. Erklär, wie die Einrichtung funktioniert: Die Fotos liegen im eigenen Bereich des Kunden, der Zugang lässt sich jederzeit entziehen, und um die DSGVO-Konformität kümmert sich die Plattform. Kein Foto wird außerhalb des eingerichteten Bereichs geteilt.
Für Kunden, die nach dem Event ein strukturiertes Reporting wollen (Zahl der Beitragenden, heruntergeladene Fotos, Engagement pro Galerie), findest du unter Foto-Reporting nach dem Event die Kennzahlen, die in dein Deliverable gehören.
Ein White-Label-Fotoservice erfordert weder fotografisches Können noch ein eigenes Team. Er erfordert eine geschäftliche Entscheidung: ihn nicht länger als Nebenleistung zu behandeln, sondern als Angebot. Die Marge kommt dann von selbst.
