Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Evokly (nachfolgend „wir“, „unser“, „Evokly“) personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem französischen Datenschutzgesetz (loi Informatique et Libertés) erhebt, verwendet und schützt.
Mit der Nutzung unseres Dienstes bestätigt der Nutzer, diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden zu haben.
1. Verantwortlicher
2. Erhobene personenbezogene Daten
Wir erheben folgende Daten:
2.1. Identifikationsdaten
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- Firmenname (bei Geschäftskonten)
2.2. Verbindungsdaten
- IP-Adresse
- Nutzungsdaten (Cookies, Sitzungskennungen)
- Zeitstempel der Anmeldungen
2.3. Nutzerinhalte
- Hochgeladene Fotos und Videos
- Metadaten der Dateien (Datum, Uhrzeit, Standort, sofern verfügbar)
- Kommentare und Interaktionen
Die Fotos und Videos der Nutzer werden NIEMALS zu kommerziellen Zwecken verwendet. Sie werden weder weiterverkauft noch Dritten überlassen, nicht zu Werbe- oder Marketingzwecken verwertet und nicht zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz verwendet. Sie werden ausschließlich verarbeitet, um dem Nutzer den Dienst bereitzustellen (Hosting, Organisation, Darstellung und Teilen innerhalb seiner Veranstaltung).
2.4. Daten der Gesichtserkennung
Wichtig: Die Selfie-Suche ist deaktiviert, solange der Veranstalter sie nicht aktiviert. Sobald sie aktiviert ist, werden die Gesichter auf den Fotos und Videos der Veranstaltung in Gesichtsdeskriptoren umgewandelt (mathematische Vektoren, die sich nicht in ein Bild zurückverwandeln lassen), auch die Gesichter von Personen, die die Suche nicht nutzen. Diese Deskriptoren werden nur mit den Selfies von Teilnehmenden abgeglichen, die ausdrücklich eingewilligt haben; die Einwilligung wird mit Zeitstempel und Version des Einwilligungstextes gespeichert. Das Selfie eines Teilnehmers wird erst nach dieser Einwilligung analysiert: Es wird sicher an unsere Server übertragen und in einen Deskriptor umgewandelt, um seine Fotos in der Veranstaltung zu finden. Selfies und Deskriptoren werden bei der Übertragung (TLS 1.3) und bei der Speicherung verschlüsselt, nie an Dritte weitergegeben oder zum Training von Modellen verwendet und am Ende der Aufbewahrungsdauer der Veranstaltung automatisch gelöscht. Jede Person kann jederzeit beim Veranstalter oder unter contact@evokly.io die Löschung ihres Selfies und des zugehörigen Deskriptors oder die Entfernung eines Fotos verlangen, auf dem sie zu sehen ist.
2.5. Kontaktanfragen
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Unternehmen (optional)
- Betreff und Inhalt der Nachricht, die über das Kontaktformular oder die Demo-Anfrage gesendet wird
3. Zwecke der Verarbeitung
Die Daten werden zu folgenden Zwecken verwendet:
- Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienste zum Sammeln und Teilen von Fotos und Videos
- Beantwortung von Kontakt-, Demo- und Supportanfragen
- Verwaltung des Nutzerkontos und der Authentifizierung
- Organisation und Darstellung von Fotos und Videos im Rahmen von Veranstaltungen
- Ermöglichung der Selfie-Suche, sofern der Veranstalter sie aktiviert (das Selfie wird nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person analysiert)
- Gewährleistung der Sicherheit und Betrugsprävention
- Erfüllung unserer gesetzlichen und regulatorischen Pflichten
- Versand wichtiger Mitteilungen zum Konto (Rechnungen, Benachrichtigungen)
- Verbesserung unserer Dienste durch statistische Auswertungen (anonymisierte Daten)
- Verwaltung des Programms „Freunde werben“: Zuordnung eines neuen Kunden zu der Person, die ihn empfohlen hat, damit die vorgesehenen Rabatte angewendet werden.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Vertragserfüllung: Die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlichen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Fotos und Videos) werden zur Erfüllung des Dienstleistungsvertrags verarbeitet.
Einwilligung: Die Analyse des Selfies (Selfie-Suche) und der Versand von Newslettern erfordern die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person, die jederzeit widerrufen werden kann.
Rechtliche Verpflichtung: Aufbewahrung der Rechnungsdaten gemäß den buchhalterischen und steuerrechtlichen Pflichten.
Berechtigtes Interesse: Verbesserung unserer Dienste, Sicherheit und Betrugsprävention (anonymisierte Daten); Bearbeitung der über das Kontaktformular gesendeten Anfragen.
5. Empfänger der Daten
Die Daten können weitergegeben werden an:
- Befugte Mitarbeitende von Evokly: Nur soweit für den Dienst erforderlich
- Technische Dienstleister: Hosting (Cloudflare R2), Zahlungsdienste, technische Fehlerüberwachung (Sentry, Daten in der Europäischen Union gehostet), Einladungen zur Abgabe einer Kundenbewertung (Trustpilot A/S, ein dänisches Unternehmen, das dafür den Namen und die E-Mail-Adresse erhält) – nur unbedingt erforderliche Daten
- Justizbehörden: Nur auf gesetzlich begründete Anfrage
Wir verkaufen personenbezogene Daten niemals an Dritte. Fotos und Videos werden niemals vermarktet, Dritten überlassen, zu Werbezwecken verwertet oder zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz verwendet.
6. Aufbewahrungsdauer
Kontodaten: Werden für die Dauer der Nutzung des Dienstes und 3 Jahre nach Schließung des Kontos aufbewahrt (gesetzliche Pflichten).
Fotos und Videos: Werden aufbewahrt, bis der Nutzer oder der Administrator der Veranstaltung sie löscht, oder bis 1 Jahr nach Ende der Veranstaltung.
Verbindungsdaten: Höchstens 12 Monate.
Kontakt- und Demo-Anfragen: 12 Monate nach Eingang, danach automatische Löschung.
Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Pflicht).
7. Rechte der betroffenen Personen
Nach der DSGVO stehen jeder betroffenen Person folgende Rechte zu:
7.1. Auskunftsrecht
Die betroffene Person kann eine Kopie aller personenbezogenen Daten verlangen, die wir über sie gespeichert haben.
7.2. Recht auf Berichtigung
Die betroffene Person kann ihre personenbezogenen Daten in ihrem Konto oder per Nachricht an uns berichtigen oder aktualisieren.
7.3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
7.4. Recht auf Datenübertragbarkeit
Die betroffene Person kann verlangen, ihre Daten in einem strukturierten und gängigen Format zu erhalten.
7.5. Widerspruchsrecht
Die betroffene Person kann der Verarbeitung ihrer Daten aus berechtigten Gründen widersprechen, insbesondere bei Direktwerbung.
7.6. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Die betroffene Person kann in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten verlangen.
7.7. Recht auf Widerruf der Einwilligung
Bei Verarbeitungen, die auf einer Einwilligung beruhen (Selfie-Suche, Newsletter), kann die betroffene Person ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Ausübung der Rechte:
Die Rechte können per E-Mail an contact@evokly.io oder über die Kontoeinstellungen ausgeübt werden. Wir antworten innerhalb von höchstens einem Monat.
8. Internationale Datenübermittlungen
Die Daten werden überwiegend in der Europäischen Union gehostet. Einige unserer Dienstleister (insbesondere Cloudflare) können Daten in Drittländer übermitteln. In diesem Fall stellen wir sicher, dass geeignete Garantien bestehen (Standardvertragsklauseln, EU-US Data Privacy Framework usw.).
9. Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen:
- Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (HTTPS/TLS)
- Verschlüsselung der Passwörter (bcrypt-Hashing)
- Zwei-Faktor-Authentifizierung verfügbar
- Eingeschränkter Zugriff auf personenbezogene Daten
- Regelmäßige und sichere Backups
- Überwachung und Angriffserkennung
11. Beschwerden
Ist eine betroffene Person der Ansicht, dass ihre Rechte nicht gewahrt werden, kann sie Beschwerde bei der Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL, französische Datenschutzbehörde) einlegen:
12. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Für Geschäfts- und Unternehmenskunden bietet Evokly einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, englisch Data Processing Agreement oder DPA) nach Artikel 28 DSGVO an.
Inhalt des AVV: Der AVV regelt die jeweiligen Pflichten des Verantwortlichen (des Kunden) und des Auftragsverarbeiters (Evokly), die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, die Bedingungen der Unterauftragsverarbeitung und die Unterstützung bei Anträgen betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte.
Gesichtserkennung: Die Selfie-Suche ist deaktiviert, solange der Veranstalter als Verantwortlicher sie nicht aktiviert. Sobald sie aktiviert ist, werden die Gesichter auf den Fotos und Videos der Veranstaltung in Gesichtsdeskriptoren (mathematische Vektoren) umgewandelt, die nur mit den Selfies von Teilnehmenden abgeglichen werden, die ausdrücklich eingewilligt haben. Selfies und Deskriptoren werden auf unseren sicheren Servern verarbeitet, am Ende der Aufbewahrungsdauer der Veranstaltung automatisch gelöscht und können jederzeit auf Anfrage gelöscht werden. Sie werden nie an Dritte weitergegeben oder zum Training von Modellen verwendet.
Aufbewahrungsdauer nach Tarif:
- Kostenloser Tarif: 15 Tage nach der Veranstaltung
- Event-Tarif: 6 Monate nach der Veranstaltung
- Pro-Tarif: 12 Monate nach der Veranstaltung
- Enterprise-Tarif: 24 Monate (anpassbar)
Unterauftragsverarbeiter: Die vollständige Liste unserer Unterauftragsverarbeiter (Hosting, Speicherung, Zahlung) ist auf Anfrage erhältlich und im AVV enthalten.
AVV anfordern:
Der AVV kann per E-Mail an contact@evokly.io angefordert werden. Er wird kostenlos bereitgestellt und kann elektronisch unterzeichnet werden.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Jede Änderung wird auf dieser Seite mit einem neuen Aktualisierungsdatum veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir die Nutzer per E-Mail.
14. Kontakt
Für Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu personenbezogenen Daten sind wir wie folgt erreichbar:
Allgemeiner Kontakt: contact@evokly.io