Nach einem Firmenevent sind die Fotos verstreut: auf den Handys der Teilnehmenden, in der Kamera des Fotografen und im Drive des Kommunikationsteams. Wenn es darum geht, sie zu sammeln und anschließend wieder zu verteilen, fallen immer wieder dieselben drei Namen: WeTransfer, Google Drive und eigene Event-Galerien. Dabei erfüllen die drei nicht denselben Zweck: WeTransfer überträgt, Drive speichert, die Event-Galerie sammelt und verteilt. Wer die drei verwechselt, verliert Fotos und Zeit.
WeTransfer: eine Übertragung, keine Sammlung
WeTransfer macht eine Sache, und die macht es gut: große Dateien von einer Person zur anderen schicken. Der Fotograf schickt seine 500 Fotos an das Kommunikationsteam, einfach und ohne Konto.
Um die Fotos von 80 Teilnehmenden zu sammeln, taugt das Tool aber nicht. Alle müssten einzeln einen eigenen Transfer an deine E-Mail-Adresse anlegen, in der kostenlosen Version ist die Upload-Größe begrenzt, und die Links laufen nach ein paar Tagen ab. Du bekommst Dutzende einzelner E-Mails und musst die Dateien vor Ablauf eine nach der anderen herunterladen, dann von Hand zusammenführen und sortieren.
Fazit: perfekt für die Lieferung durch den Profifotografen, ungeeignet, um die Fotos der Teilnehmenden zu sammeln.
Google Drive: Speicher, der Konten verlangt
Ein geteilter Drive-Ordner löst die Speicherfrage, verlagert das Problem aber auf den Zugang. Um Fotos hochzuladen, müssen die Teilnehmenden mit einem Google-Konto angemeldet sein: Bei einem Firmenevent hat ein Teil der Mitarbeitenden kein privates Konto zur Hand, und die Google-Workspace-Konten des Unternehmens decken weder Dienstleister noch externe Referenten ab.
Dazu kommen Governance-Fragen: Wem gehört der Ordner, wie lange bleiben die Fotos zugänglich, wer darf sie löschen, und wie dokumentierst du das alles im Sinne der DSGVO? Unser Artikel darüber, wie du Firmenevent-Fotos ohne die IT-Abteilung zentral sammelst, geht diese Reibungspunkte im Detail durch.
Fazit: gut für die interne Archivierung durch das Kommunikationsteam, echte Reibung beim Sammeln der Fotos von Teilnehmenden und unklar beim Datenschutz.
Die eigene Event-Galerie: sammeln und verteilen
Eine eigene Galerie wie Evokly für Unternehmen dreht die Logik um: Statt die Teilnehmenden zu deinem Speichertool zu holen, bekommt das Event seine eigene Web-Galerie, erreichbar über einen QR-Code im Saal. Die Teilnehmenden scannen ihn, fügen ihre Fotos im Browser hinzu (kein Konto, keine App) und sehen sich die gemeinsame Galerie an.
Für das Orga-Team laufen Sammeln und Verteilen an einem Ort zusammen: automatische Sortierung, ein KI-Highlight-Video für die interne Kommunikation, Download aller Fotos in HD, und alle Teilnehmenden finden ihre eigenen Fotos per Gesichtserkennung wieder (nur mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung, DSGVO-konform protokolliert).
Beim Datenschutz steht der Rahmen von vornherein fest: Hosting der Daten in der Europäischen Union, eine je nach Tarif festgelegte Aufbewahrungsdauer mit automatischer Löschung nach Ablauf, Löschung einzelner Fotos auf Anfrage und ein AV-Vertrag, der für die Rechtsabteilung bereitliegt.
Fazit: genau für den Fall Firmenevent gemacht, allerdings braucht es für den vollen Funktionsumfang einen kostenpflichtigen Tarif.
Vergleichstabelle
| Kriterium | WeTransfer | Google Drive | Eigene Event-Galerie (Evokly) |
|---|---|---|---|
| Fotos der Teilnehmenden sammeln | Ein Transfer pro Person | Google-Konto nötig | QR-Code scannen, ohne Konto |
| An die Teilnehmenden verteilen | Links weiterleiten | Ordnerlink | Dieselbe Galerie, verfügbar während der gesamten Tariflaufzeit |
| Verfügbarkeit | Ein paar Tage (kostenlos) | Unbegrenzt, selbst zu verwalten | Je nach Tarif festgelegt, automatisch |
| Sortierung und Organisation | Keine | Von Hand | Automatisch, KI-Highlight-Video |
| Eigene Fotos finden | Nein | Manuelle Suche | Gesichtserkennung |
| DSGVO-Konformität | Einmalige Übertragung | Selbst zu dokumentieren | Daten in der EU, feste Aufbewahrungsdauer, AV-Vertrag |
| Kosten | Kostenlos, dann Abo | Kostenlos, dann Workspace/One | Kostenlos bis 100 Fotos, Event 69 € |
Die Kombination, die sich in der Praxis bewährt
Im Alltag schließen sich die drei Tools nicht aus, sie kommen nacheinander zum Einsatz:
- Während des Events: Die Event-Galerie sammelt die Fotos der Teilnehmenden über den QR-Code, der im Saal hängt und von der Moderation angekündigt wird.
- Nach dem Event: Der Profifotograf liefert seine offiziellen Fotos, per WeTransfer oder direkt in die Galerie.
- Zur Archivierung: Das Kommunikationsteam lädt alles in HD herunter und archiviert es im internen Drive des Unternehmens, nach der hauseigenen Aufbewahrungsrichtlinie.
Diese Aufteilung vereint das Beste aus allen drei: reibungsloses Sammeln, eine klassische Profi-Lieferung und eine Archivierung unter eigener Kontrolle. Um die Kosten für dein nächstes Firmenevent abzuschätzen, findest du die Evokly-Tarife hier, und Fragen zum Datenschutz beantwortet das Team über die Seite DSGVO und Sicherheit.
