Events, die mehr als 100 Fotos und über 30 Gäste zusammenbringen, haben wiederholbare Muster gemeinsam. Du musst weder Profifotograf sein noch in Ausrüstung investieren: Diese 4 Hebel machen aus einem stillen Event eine lebendige gemeinsame Galerie.
Geheimnis 1: der QR-Code an mehreren Orten
Ein einziger QR-Code am Eingang reicht nicht: Die meisten Gäste vergessen ihn nach 10 Minuten. Platziere ihn an mindestens 3 strategischen Stellen: am Eingang, an der Bar und an der Fotobox, falls du eine hast.
A5 als Tischaufsteller, A4 auf einem Ständer oder bei Firmenevents sogar ein großer QR-Code auf einem TV-Bildschirm. Das Ziel: Niemand soll durch das Event gehen können, ohne am QR-Code vorbeizukommen. Mehr zur optimalen Größe und Platzierung findest du im kompletten Leitfaden zum QR-Code für Events.
Geheimnis 2: eine Ansage durch Moderation oder Gastgeber
Bei Events mit einer mündlichen Ansage ist die Beteiligung zwei- bis dreimal so hoch. Ein einziger Satz bei der Begrüßung oder vor dem Essen genügt.
So könnte die Ansage lauten: „Hallo zusammen, für dieses Event haben wir eine gemeinsame Fotogalerie. Scannt den QR-Code auf den Tischen und teilt eure Fotos, dann sehen wir sie alle live. Das ist kostenlos, auf Wunsch anonym und der einzige Weg, hinterher an die besten Fotos zu kommen.“
Geheimnis 3: eine kleine Belohnung für Beitragende
Eine Verlosung unter allen Gästen, die mindestens ein Foto hochgeladen haben, steigert die Beteiligung deutlich. Der Preis darf symbolisch sein: eine Flasche Wein, ein Feinkostkorb, Kinokarten.
Kündige die Verlosung zu Beginn des Events an, damit Vorfreude entsteht, und lose die Gewinner am Ende aus, bevor alle gehen. So bleiben die Gäste die ganze Zeit dabei und laden auch die Fotos hoch, die sie später am Abend machen.
Geheimnis 4: eine Erinnerung nach dem Event
Oft kommt die Hälfte der Fotos erst in den 48 Stunden nach dem Event dazu, wenn die Gäste zu Hause ihre Bilder durchsehen. Ohne Erinnerung vergessen es aber viele oder wissen nicht mehr, wie sie zur Galerie kommen.
Evokly übernimmt das für alle Gäste, die ihre E-Mail-Adresse hinterlassen haben, ob in der Galerie, beim Hochladen ihrer Fotos oder für die Selfie-Suche: Am Tag nach dem Event bekommen sie eine Erinnerung und drei Tage später eine E-Mail, dass die Fotos online sind, jeweils mit dem direkten Link zur Galerie. Für alle anderen postest du den Link selbst im Gruppenchat des Events: Auf der Seite Teilen findest du eine fertige Nachricht zum Versenden.
Mehr dazu
Wenn du regelmäßig Firmenevents organisierst, sammelt Evokly für Unternehmen die Fotos zentral, ohne deine IT-Abteilung einzubinden, und vollständig DSGVO-konform. Unter Preise kannst du außerdem die Tarife vergleichen.
