Dopo una convention, le foto sono sparse tra i telefoni dei partecipanti, la fotocamera del fotografo e il drive del team comunicazione. Per raccoglierle e poi ridistribuirle, tornano sempre tre strumenti: WeTransfer, Google Drive e le gallerie dedicate agli eventi. Rispondono a esigenze diverse: WeTransfer trasferisce, Drive archivia, la galleria dedicata raccoglie e ridistribuisce. Confondere i tre fa perdere foto e tempo.
WeTransfer: un trasferimento, non una raccolta
WeTransfer fa una cosa e la fa bene: inviare file pesanti da una persona a un'altra. Il fotografo manda le sue 500 foto al team comunicazione, in modo semplice e senza account.
Ma per raccogliere le foto di 80 partecipanti lo strumento non regge. Ogni partecipante dovrebbe creare un proprio trasferimento verso il tuo indirizzo email, nella versione gratuita la dimensione dell'invio è limitata e i link scadono dopo pochi giorni. Ricevi decine di email separate, da scaricare una alla volta prima della scadenza, poi da unire e ordinare a mano.
Verdetto: perfetto per la consegna del fotografo professionista, inadatto alla raccolta dai partecipanti.
Google Drive: l'archivio che chiede account
La cartella Drive condivisa risolve l'archiviazione, ma sposta il problema sull'accesso. Per caricare foto, i partecipanti devono aver effettuato l'accesso con un account Google: a una convention, una parte dei dipendenti non ha un account personale a portata di mano, e gli account Google Workspace dell'azienda non coprono fornitori e relatori esterni.
Si aggiungono le questioni di governance: chi è il proprietario della cartella, per quanto tempo le foto restano accessibili, chi può eliminarle e come documentare tutto questo ai fini del GDPR. Il nostro articolo su come centralizzare le foto di un evento aziendale senza coinvolgere l'IT approfondisce questi punti di attrito.
Verdetto: buono per l'archiviazione interna del team comunicazione, con un attrito reale nella raccolta dai partecipanti e un quadro poco chiaro sulla conformità.
La galleria dedicata all'evento: raccolta e ridistribuzione
Una galleria dedicata come Evokly per le aziende ribalta la logica: invece di chiedere ai partecipanti di venire sul tuo strumento di archiviazione, l'evento ha la sua galleria web, raggiungibile con un codice QR esposto in sala. I partecipanti lo scansionano, aggiungono le loro foto dal browser (nessun account, nessuna app) e consultano la galleria comune.
Per il team organizzatore, raccolta e ridistribuzione avvengono nello stesso posto: ordinamento automatico, video highlights con l'IA per la comunicazione interna, download di tutto in HD, e ogni partecipante può ritrovare le proprie foto con il riconoscimento facciale (soggetto al suo consenso esplicito, registrato in conformità al GDPR).
Sul fronte della conformità, il quadro è definito in anticipo: dati ospitati nell'Unione europea, durata di conservazione stabilita dal piano con eliminazione automatica alla scadenza, eliminazione singola su richiesta, DPA disponibile per l'ufficio legale.
Verdetto: pensata per il caso preciso dell'evento aziendale, al prezzo di un piano a pagamento per avere tutte le funzionalità.
Tabella di confronto
| Criterio | WeTransfer | Google Drive | Galleria dedicata (Evokly) |
|---|---|---|---|
| Raccolta dai partecipanti | Un trasferimento per persona | Account Google necessario | Scansione del codice QR, senza account |
| Ridistribuzione ai partecipanti | Link da rimandare | Link alla cartella | La stessa galleria, accessibile per tutta la durata del piano |
| Durata di disponibilità | Pochi giorni (gratuito) | Illimitata, da gestire | Stabilita dal piano, automatica |
| Ordinamento e organizzazione | Nessuno | Manuale | Automatico, video highlights con l'IA |
| Ritrovare le proprie foto | No | Ricerca manuale | Riconoscimento facciale |
| Conformità al GDPR | Trasferimento occasionale | Da documentare in proprio | Dati nell'UE, conservazione definita, DPA |
| Costo | Gratis, poi abbonamento | Gratis, poi Workspace/One | Gratis fino a 100 foto, Event 69 € |
La combinazione che funziona nella pratica
Sul campo, i tre strumenti non si escludono, si susseguono:
- Durante l'evento: la galleria dedicata raccoglie le foto dei partecipanti tramite il codice QR esposto in sala e annunciato da chi conduce.
- Dopo l'evento: il fotografo professionista consegna le sue foto ufficiali, con WeTransfer o direttamente nella galleria.
- Per l'archivio: il team comunicazione scarica tutto in HD e archivia sul Drive interno dell'azienda, secondo la politica di conservazione interna.
Questa divisione dà il meglio dei tre: una raccolta senza attriti, una consegna professionale classica, un archivio sotto il tuo controllo. Per stimare il costo della tua prossima convention, i piani Evokly sono descritti qui, e il team risponde alle domande sulla conformità nella pagina GDPR e sicurezza.
