La presente informativa sulla privacy descrive il modo in cui Evokly (di seguito «noi», «nostro», «Evokly») raccoglie, utilizza e protegge i dati personali dell'utente in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e alla legge francese Informatique et Libertés (legge sull'informatica e le libertà).
Utilizzando il nostro servizio, l'utente riconosce di aver letto e compreso la presente informativa sulla privacy.
1. Titolare del trattamento
2. Dati personali raccolti
Raccogliamo i seguenti dati:
2.1. Dati identificativi
- Nome e cognome
- Indirizzo email
- Numero di telefono (facoltativo)
- Nome dell'azienda (per gli account professionali)
2.2. Dati di connessione
- Indirizzo IP
- Dati di navigazione (cookie, identificativi di sessione)
- Data e ora delle connessioni
2.3. Contenuti dell'utente
- Foto e video caricati
- Metadati dei file multimediali (data, ora, posizione se disponibile)
- Commenti e interazioni
Le foto e i video dell'utente non sono MAI utilizzati a fini commerciali. Non sono né rivenduti, né ceduti a terzi, né sfruttati a fini pubblicitari o di marketing, né utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Sono trattati unicamente per fornire il servizio (hosting, organizzazione, presentazione e condivisione all'interno dell'evento).
2.4. Dati di riconoscimento facciale
Importante: La ricerca tramite selfie è disattivata finché l'organizzatore dell'evento non la attiva. Una volta attivata, i volti presenti nelle foto e nei video dell'evento sono convertiti in descrittori facciali (vettori matematici, impossibili da riconvertire in immagine), compresi quelli delle persone che non utilizzano la ricerca. Tali descrittori sono confrontati solo con i selfie dei partecipanti che hanno prestato il loro consenso esplicito, registrato con data e ora e versione del testo. Il selfie dell'utente viene analizzato solo dopo tale consenso: è trasmesso in modo sicuro ai nostri server e convertito in un descrittore per ritrovare le foto dell'utente nell'evento. Selfie e descrittori sono crittografati in transito (TLS 1.3) e a riposo, non sono mai condivisi con terzi né utilizzati per addestrare modelli, e sono eliminati automaticamente al termine del periodo di conservazione dell'evento. In qualsiasi momento, è possibile chiedere all'organizzatore o a contact@evokly.io l'eliminazione del proprio selfie e del relativo descrittore, o la rimozione di una foto in cui si compare.
2.5. Richieste di contatto
- Nome, cognome, indirizzo email e azienda (facoltativa)
- Oggetto e contenuto del messaggio inviato tramite il modulo di contatto o la richiesta di demo
3. Finalità del trattamento
I dati dell'utente sono utilizzati per:
- Fornire e migliorare i nostri servizi di raccolta e condivisione di file multimediali
- Rispondere alle richieste di contatto, di dimostrazione e di assistenza
- Gestire l'account utente e l'autenticazione
- Organizzare e presentare i file multimediali nell'ambito degli eventi
- Consentire la ricerca tramite selfie quando l'organizzatore la attiva (il selfie dell'utente viene analizzato solo con il suo consenso esplicito)
- Garantire la sicurezza e prevenire le frodi
- Rispettare i nostri obblighi legali e regolamentari
- Inviare comunicazioni importanti riguardanti l'account (fatture, notifiche)
- Migliorare i nostri servizi grazie all'analisi statistica (dati anonimizzati)
- Gestire il programma Presenta un amico: collegare un nuovo cliente alla persona che lo ha presentato, per applicare gli sconti previsti.
4. Base giuridica del trattamento
Esecuzione di un contratto: I dati necessari alla fornitura del servizio (nome, email, file multimediali) sono trattati per eseguire il contratto di servizio.
Consenso: L'analisi del selfie (ricerca tramite selfie) e l'invio di newsletter richiedono il consenso esplicito dell'utente, che può essere revocato in qualsiasi momento.
Obbligo legale: Conservazione dei dati di fatturazione in conformità agli obblighi contabili e fiscali.
Legittimo interesse: Miglioramento dei nostri servizi, sicurezza e prevenzione delle frodi (dati anonimizzati); gestione delle richieste inviate tramite il modulo di contatto.
5. Destinatari dei dati
I dati dell'utente possono essere condivisi con:
- Personale autorizzato di Evokly: Esclusivamente per le necessità del servizio
- Fornitori tecnici: Hosting (Cloudflare R2), servizi di pagamento, monitoraggio tecnico degli errori (Sentry, dati ospitati nell'Unione europea), inviti a lasciare una recensione (Trustpilot A/S, società danese, che riceve in tal caso il nome e l'indirizzo email dell'utente) — dati strettamente necessari
- Autorità giudiziarie: Solo su richiesta legale
Non vendiamo mai i dati personali dell'utente a terzi, e le sue foto e i suoi video non sono mai commercializzati, ceduti a terzi, sfruttati a fini pubblicitari né utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
6. Periodo di conservazione
Dati dell'account: Conservati per la durata di utilizzo del servizio e per 3 anni dopo la chiusura dell'account (obblighi di legge).
File multimediali: Conservati fino all'eliminazione da parte dell'utente o dell'amministratore dell'evento, oppure 1 anno dopo la fine dell'evento.
Dati di connessione: 12 mesi al massimo.
Richieste di contatto e di demo: 12 mesi dalla ricezione, poi eliminazione automatica.
Dati di fatturazione: 10 anni (obbligo di legge).
7. Diritti dell'utente
In conformità al GDPR, l'utente dispone dei seguenti diritti:
7.1. Diritto di accesso
L'utente può richiedere una copia di tutti i dati personali che deteniamo su di lui.
7.2. Diritto di rettifica
L'utente può correggere o aggiornare i propri dati personali dal proprio account o contattandoci.
7.3. Diritto alla cancellazione («diritto all'oblio»)
L'utente può richiedere l'eliminazione dei propri dati personali, fatti salvi gli obblighi legali di conservazione.
7.4. Diritto alla portabilità
L'utente può richiedere di ricevere i propri dati in un formato strutturato e di uso comune.
7.5. Diritto di opposizione
L'utente può opporsi al trattamento dei propri dati per motivi legittimi, in particolare per la prospezione commerciale.
7.6. Diritto alla limitazione
L'utente può richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati in determinati casi.
7.7. Diritto di revocare il consenso
Per i trattamenti basati sul consenso (ricerca tramite selfie, newsletter), l'utente può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento.
Per esercitare i propri diritti:
È possibile contattarci per email a contact@evokly.io o tramite il proprio account nelle impostazioni. Risponderemo entro un termine massimo di un mese.
8. Trasferimenti internazionali
I dati dell'utente sono ospitati principalmente nell'Unione europea. Alcuni dei nostri fornitori (in particolare Cloudflare) possono trasferire dati verso paesi terzi. In tal caso, ci assicuriamo che siano in vigore garanzie adeguate (clausole contrattuali tipo, EU-US Data Privacy Framework, ecc.).
9. Sicurezza dei dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate:
- Crittografia dei dati in transito (HTTPS/TLS)
- Crittografia delle password (hash bcrypt)
- Autenticazione a due fattori disponibile
- Accesso limitato ai dati personali
- Backup regolari e sicuri
- Monitoraggio e rilevamento delle intrusioni
11. Reclami
Se l'utente ritiene che i propri diritti non siano rispettati, può presentare un reclamo alla Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL, autorità francese per la protezione dei dati):
CNIL
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Telefono: 01 53 73 22 22
Sito web: www.cnil.fr
12. Accordo sul trattamento dei dati (DPA)
Per i clienti professionali e le aziende, Evokly propone un Accordo sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement - DPA) conforme all'articolo 28 del GDPR.
Contenuto del DPA: Il DPA copre gli obblighi rispettivi del titolare del trattamento (il cliente) e del responsabile del trattamento (Evokly), le misure di sicurezza tecniche e organizzative, le condizioni di sub-responsabilità del trattamento e le modalità di assistenza per le richieste di esercizio dei diritti.
Riconoscimento facciale: La ricerca tramite selfie è disattivata finché l'organizzatore, titolare del trattamento, non la attiva. Una volta attivata, i volti presenti nelle foto e nei video dell'evento sono convertiti in descrittori facciali (vettori matematici), che sono confrontati solo con i selfie dei partecipanti che hanno prestato il loro consenso esplicito. Selfie e descrittori sono trattati sui nostri server sicuri, eliminati automaticamente al termine del periodo di conservazione dell'evento, ed eliminabili su richiesta in qualsiasi momento. Non sono mai condivisi con terzi né utilizzati per addestrare modelli.
Periodi di conservazione per piano:
- Piano gratuito: 15 giorni dopo l'evento
- Piano Event: 6 mesi dopo l'evento
- Piano Pro: 12 mesi dopo l'evento
- Piano Enterprise: 24 mesi (personalizzabile)
Sub-responsabili: L'elenco completo dei nostri sub-responsabili (hosting, archiviazione, pagamento) è disponibile su richiesta e incluso nel DPA.
Ottenere il DPA:
Per ricevere il DPA, è possibile scrivere a contact@evokly.io. Il DPA è fornito gratuitamente e può essere firmato elettronicamente.
13. Modifiche dell'informativa
Ci riserviamo il diritto di modificare la presente informativa sulla privacy. Qualsiasi modifica sarà pubblicata su questa pagina con una nuova data di aggiornamento. In caso di modifica sostanziale, informeremo l'utente per email.
14. Contatti
Per qualsiasi domanda riguardante la presente informativa sulla privacy o i dati personali dell'utente, è possibile contattarci:
Contatto generale: contact@evokly.io