Depois de uma convenção, as fotos ficam dispersas entre os telemóveis dos participantes, a máquina do fotógrafo e a drive da equipa de comunicação. Para as reunir e voltar a distribuir, há três ferramentas que surgem sempre: o WeTransfer, o Google Drive e as galerias de evento dedicadas. Não respondem à mesma necessidade: o WeTransfer transfere, o Drive armazena e a galeria dedicada recolhe e redistribui. Confundir as três faz perder fotos e tempo.
WeTransfer: uma transferência, não uma recolha
O WeTransfer faz uma coisa e faz bem: enviar ficheiros pesados de uma pessoa para outra. O fotógrafo envia as suas 500 fotos à equipa de comunicação, de forma simples e sem conta.
Mas, para recolher as fotos de 80 participantes, a ferramenta não chega. Cada participante teria de criar a sua própria transferência para o seu endereço de e-mail; na versão gratuita o tamanho do envio é limitado e os links expiram ao fim de alguns dias. Recebe dezenas de e-mails separados, para descarregar um a um antes de expirarem, e depois juntar e organizar manualmente.
Veredicto: perfeito para a entrega do fotógrafo profissional, inadequado para a recolha junto dos participantes.
Google Drive: o armazenamento que exige contas
A pasta partilhada do Drive resolve o armazenamento, mas desloca o problema para o acesso. Para carregar fotos, os participantes têm de ter sessão iniciada numa conta Google: numa convenção, parte dos colaboradores não tem uma conta pessoal à mão, e as contas Google Workspace da empresa não abrangem os prestadores de serviços nem os oradores externos.
Somam-se as questões de governação: quem é o proprietário da pasta, durante quanto tempo as fotos ficam acessíveis, quem as pode eliminar e como documentar tudo isto face ao RGPD. O nosso artigo sobre como centralizar as fotos de um evento de empresa sem recorrer ao departamento de informática detalha estes pontos de atrito.
Veredicto: bom para o arquivo interno da equipa de comunicação, com atrito real na recolha junto dos participantes e indefinição quanto à conformidade.
A galeria de evento dedicada: recolha e redistribuição
Uma galeria dedicada como a Evokly para empresas inverte a lógica: em vez de pedir aos participantes que venham à sua ferramenta de armazenamento, o evento tem a sua própria galeria web, acessível por um código QR afixado na sala. Os participantes leem o código, adicionam as suas fotos a partir do navegador (sem conta, sem aplicação) e consultam a galeria comum.
Para a equipa organizadora, a recolha e a redistribuição fazem-se no mesmo sítio: organização automática, vídeo resumo por IA para a comunicação interna, descarga em grupo em HD, e cada participante pode encontrar as suas próprias fotos por reconhecimento facial (sujeito ao seu consentimento explícito, registado em conformidade com o RGPD).
No plano da conformidade, o enquadramento está definido à partida: alojamento dos dados na União Europeia, prazo de conservação definido por plano com eliminação automática no fim do prazo, eliminação individual a pedido, DPA disponível para o departamento jurídico.
Veredicto: concebida para o caso exato do evento de empresa, à custa de um plano pago para ter as funcionalidades completas.
Tabela comparativa
| Critério | WeTransfer | Google Drive | Galeria dedicada (Evokly) |
|---|---|---|---|
| Recolha junto dos participantes | Uma transferência por pessoa | Conta Google obrigatória | Leitura do código QR, sem conta |
| Redistribuição aos participantes | Links a reenviar | Link da pasta | A mesma galeria, acessível durante toda a duração do plano |
| Duração da disponibilidade | Alguns dias (gratuito) | Ilimitada, a gerir | Definida por plano, automática |
| Triagem e organização | Nenhuma | Manual | Automática, vídeo resumo por IA |
| Encontrar as suas fotos | Não | Pesquisa manual | Reconhecimento facial |
| Conformidade com o RGPD | Transferência pontual | A documentar por si | Dados na UE, conservação definida, DPA |
| Custo | Grátis e depois subscrição | Grátis e depois Workspace/One | Gratuito até 100 fotos, Event 69 € |
A combinação que funciona na prática
No terreno, as três ferramentas não se excluem, sucedem-se:
- Durante o evento: a galeria dedicada recolhe as fotos dos participantes através do código QR afixado na sala e anunciado pelo apresentador.
- Depois do evento: o fotógrafo profissional entrega as suas fotos oficiais, por WeTransfer ou diretamente na galeria.
- Para o arquivo: a equipa de comunicação descarrega tudo em HD e arquiva no Drive interno da empresa, segundo a política de conservação da casa.
Esta divisão dá o melhor das três: uma recolha sem atrito, uma entrega profissional clássica, um arquivo sob o seu controlo. Para estimar o custo da sua próxima convenção, os planos da Evokly estão detalhados aqui, e a equipa responde às questões de conformidade através da página RGPD e segurança.
