Después de una convención, las fotos están repartidas entre los teléfonos de los asistentes, la cámara del fotógrafo y el drive del equipo de comunicación. Para reunirlas y luego redistribuirlas, siempre salen las mismas tres herramientas: WeTransfer, Google Drive y las galerías específicas para eventos. No responden a la misma necesidad: WeTransfer transfiere, Drive almacena y la galería específica recopila y redistribuye. Confundir las tres hace perder fotos y tiempo.
WeTransfer: una transferencia, no una recopilación
WeTransfer hace una cosa y la hace bien: enviar archivos pesados de una persona a otra. El fotógrafo envía sus 500 fotos al equipo de comunicación, de forma sencilla y sin cuenta.
Pero para recopilar las fotos de 80 asistentes, la herramienta no da la talla. Cada asistente tendría que crear su propia transferencia hacia tu dirección de correo; en la versión gratuita el tamaño de envío está limitado y los enlaces caducan a los pocos días. Recibes decenas de correos separados, que hay que descargar uno a uno antes de que caduquen, y luego fusionar y ordenar a mano.
Veredicto: perfecto para la entrega del fotógrafo profesional, inadecuado para recopilar las fotos de los asistentes.
Google Drive: el almacenamiento que pide cuentas
La carpeta compartida de Drive resuelve el almacenamiento, pero traslada el problema al acceso. Para subir fotos, los asistentes tienen que haber iniciado sesión en una cuenta de Google: en una convención, parte de los empleados no tiene a mano una cuenta personal, y las cuentas de Google Workspace de la empresa no cubren a los proveedores ni a los ponentes externos.
A eso se suman las cuestiones de gobernanza: quién es el propietario de la carpeta, cuánto tiempo siguen accesibles las fotos, quién puede eliminarlas y cómo documentar todo eso de cara al RGPD. Nuestro artículo sobre cómo centralizar las fotos de un evento de empresa sin recurrir al departamento de informática detalla estos puntos de fricción.
Veredicto: bueno para el archivo interno del equipo de comunicación, con una fricción real para recopilar las fotos de los asistentes y poca claridad en materia de cumplimiento.
La galería específica para eventos: recopilación y redistribución
Una galería específica como Evokly para empresas invierte la lógica: en lugar de pedir a los asistentes que vayan a tu herramienta de almacenamiento, el evento tiene su propia galería web, accesible con un código QR visible en la sala. Los asistentes lo escanean, añaden sus fotos desde el navegador (sin cuenta ni aplicación) y consultan la galería común.
Para el equipo organizador, la recopilación y la redistribución se hacen en el mismo sitio: clasificación automática, vídeo resumen generado con IA para la comunicación interna, descarga conjunta en HD, y cada asistente puede encontrar sus propias fotos mediante reconocimiento facial (sujeto a su consentimiento explícito, registrado conforme al RGPD).
En cuanto al cumplimiento, el marco está fijado de antemano: datos alojados en la Unión Europea, plazo de conservación definido por plan con eliminación automática al vencer, eliminación individual a petición y un contrato de encargo del tratamiento (DPA) disponible para el departamento jurídico.
Veredicto: pensada exactamente para el caso del evento de empresa, a cambio de un plan de pago para disponer de todas las funciones.
Tabla comparativa
| Criterio | WeTransfer | Google Drive | Galería específica (Evokly) |
|---|---|---|---|
| Recopilación entre los asistentes | Una transferencia por persona | Cuenta de Google obligatoria | Escaneo de un código QR, sin cuenta |
| Redistribución a los asistentes | Enlaces que hay que reenviar | Enlace a la carpeta | La misma galería, accesible durante todo el periodo del plan |
| Periodo de disponibilidad | Unos días (versión gratuita) | Ilimitado, a tu cargo | Definido por plan, automático |
| Clasificación y organización | Ninguna | Manual | Automática, vídeo resumen con IA |
| Encontrar tus fotos | No | Búsqueda manual | Reconocimiento facial |
| Cumplimiento del RGPD | Transferencia puntual | Documentación a tu cargo | Datos en la UE, conservación definida, DPA |
| Coste | Gratis y después suscripción | Gratis y después Workspace/One | Gratis hasta 100 fotos, Event 69 € |
La combinación que funciona en la práctica
Sobre el terreno, las tres herramientas no se excluyen: se suceden.
- Durante el evento: la galería específica recopila las fotos de los asistentes con el código QR visible en la sala y anunciado por el presentador.
- Después del evento: el fotógrafo profesional entrega sus fotos oficiales, por WeTransfer o directamente en la galería.
- Para el archivo: el equipo de comunicación lo descarga todo en HD y lo archiva en el Drive interno de la empresa, según su propia política de conservación.
Este reparto ofrece lo mejor de las tres: una recopilación sin fricciones, una entrega profesional clásica y un archivo que sigue bajo tu control. Para calcular el coste de tu próxima convención, los planes de Evokly se detallan aquí, y el equipo responde a las preguntas de cumplimiento en la página RGPD y seguridad.
