Nach einem Event stammen die besten Fotos fast nie vom Fotografen. Es sind die Bilder, die die Gäste mit ihrem Handy auf Tischhöhe gemacht haben. Das Problem: Diese Fotos bleiben auf achtzig verschiedenen Handys, und der Veranstalter bekommt am Ende zwanzig davon, komprimiert und tröpfchenweise über drei Wochen verteilt.
Eine geteilte Fotogalerie löst das an der Wurzel: eine einzige Adresse, offen für alle, unter der jeder seine Fotos hochlädt, während das Event noch läuft. Dieser Ratgeber erklärt, was das genau ist, wie du eine erstellst, was sie kostet, was die DSGVO verlangt und wie du danach alles sicherst.
Was eine geteilte Fotogalerie ist
Eine geteilte Fotogalerie ist eine einzige Webseite, auf der alle Teilnehmenden eines Events ihre Fotos hochladen und die der anderen sehen. Von einem klassischen Cloud-Album unterscheidet sie sich in einem entscheidenden Punkt: Hochladen können dort auch Menschen, die weder bei dir noch bei deinem Anbieter ein Konto haben.
Genau das ist der Unterschied zu einem geteilten Album in Google Fotos oder iCloud. Diese Alben funktionieren sehr gut unter Menschen, die schon dasselbe Ökosystem nutzen, aber wer etwas beitragen will, braucht ein Konto. Bei einem Event, auf dem drei Generationen zusammenkommen, schließt diese Hürde einen Teil der Gäste aus. Der Vergleich geteiltes Google-Fotos-Album oder Event-Galerie zeigt, wo welche Lösung vorn liegt.
Was der Gast konkret macht
Er scannt mit der Handykamera einen QR-Code auf dem Tisch. Die Galerie öffnet sich in seinem Browser. Er tippt auf den Button zum Teilen, wählt Fotos aus seiner Kamerarolle, und schon erscheinen sie in der gemeinsamen Galerie. Fünfzehn Sekunden, kein Konto, keine Installation.
Dieser Ablauf ist für einen zwanzigjährigen Gast derselbe wie für einen fünfundsiebzigjährigen. Das gilt für keine Lösung, die einen App-Download voraussetzt.
Was der Veranstalter bekommt
Einen einzigen Ort, der sich während des Events füllt statt drei Wochen danach. Je nach Plattform kommen Funktionen hinzu, die viel verändern: Fotoaufgaben, die die Beteiligung in Gang bringen, ein Gästebuch, in dem die Gäste eine geschriebene oder gesprochene Nachricht hinterlassen, und eine Selfie-Suche, mit der jeder die Fotos findet, auf denen er zu sehen ist, ohne sich durch achthundert Bilder zu scrollen.
Geteilte Fotogalerie in fünf Schritten erstellen
1. Das Event anlegen
Die Galerie existiert nicht für sich allein, sie gehört zu einem Event. Du gibst ihm einen Namen und ein Datum, und gleich danach entstehen seine Webadresse und sein QR-Code. Bei Evokly dauert dieser Schritt weniger als zwei Minuten, und für den kostenlosen Tarif brauchst du keine Kreditkarte.
Ein Fehler, den du vermeiden solltest: den QR-Code mit einer vorläufigen Adresse zu erstellen, bevor es die Galerie gibt. Ein statischer QR-Code enthält eine feste Adresse, du müsstest alles neu drucken. Erstelle also zuerst die Galerie.
2. Festlegen, was die Gäste tun dürfen
Drei Einstellungen bestimmen das Erlebnis, und du triffst sie vor dem Druck, nicht mitten in der Feier.
- Freies Hochladen. Dürfen die Gäste Fotos ohne Freigabe hinzufügen? Bei einer privaten Feier ja, sonst moderierst du den ganzen Abend. Bei einem Firmenevent mit freiem Zutritt für die Öffentlichkeit ist eine Freigabe vor der Veröffentlichung sinnvoll.
- Herunterladen. Dürfen die Gäste die Fotos der anderen herunterladen? Genau das bringt die Leute in der Woche danach zurück in die Galerie.
- Gesichtserkennung. Wenn du sie aktivierst, findet jeder Gast seine eigenen Fotos mit einem Selfie, nachdem er ausdrücklich eingewilligt hat. Bei Evokly gibt es sie ab dem Event-Tarif.
3. Den QR-Code im richtigen Format drucken
Die Regel passt in eine Zeile: Der Scan-Abstand darf höchstens das Zehnfache der Code-Breite betragen. Ein Code auf dem Tisch, der aus fünfzig Zentimetern gescannt wird, braucht also mindestens fünf Zentimeter Seitenlänge. Ein Roll-up, das aus anderthalb Metern gelesen wird, braucht fünfzehn.
Weißer Hintergrund, dunkle Module, darunter ein kurzer Satz, der zum Scannen auffordert. Der Leitfaden zum QR-Code für Events behandelt Größen, Kontraste und Standorte im Detail. Liegt deine Galerie woanders, exportiert der kostenlose QR-Code-Generator als PNG, SVG und PDF, ohne Registrierung.
4. Die Galerie während des Events ankündigen
Diesen Schritt überspringen alle, und genau er entscheidet, wie voll die Galerie wird. Einen QR-Code, der kommentarlos auf dem Tisch steht, bemerkt nur ein Bruchteil des Saals. Derselbe Code, beim Dessert oder bei den Reden am Mikrofon angekündigt, wird innerhalb von fünf Minuten an der Hälfte der Tische gescannt.
Verteile mehrere Aufsteller: einen pro Tisch, einen an der Bar, einen dort, wo die Leute für Gruppenfotos posieren.
Bei einem Firmenevent gib den Teilnehmenden einen Grund, wiederzukommen: Eine Fotochallenge fürs Teambuilding mit 15 Fotoaufgaben füllt die Galerie den ganzen Tag.
5. Die Galerie nach dem Event offen lassen
Die Fotos vom späten Abend kommen nicht am selben Abend, sondern am nächsten Tag, wenn die Gäste auf der Heimfahrt im Zug ihre Kamerarolle sortieren. Eine Galerie, die um Mitternacht schließt, verliert die Hälfte der Beiträge. Plane mindestens zwei Wochen ein und schick am Tag danach eine Erinnerung.
Was eine geteilte Fotogalerie kostet
Der Preis einer geteilten Galerie hängt nur von zwei Größen ab: der Zahl der Fotos und der Dauer, die sie online bleiben. Die Zahl der Gäste sollte nie in Rechnung gestellt werden, denn genau die willst du ja möglichst hoch treiben.
| Tarif | Preis | Fotos | Beitragende | Galerie online |
|---|---|---|---|---|
| Kostenlos | 0 € | 100 | 10 | 15 Tage |
| Event | 69 € einmalig | Unbegrenzt | Unbegrenzt | 6 Monate |
| Event Pro | 199 € einmalig | Unbegrenzt | Unbegrenzt | 6 Monate |
| Pro | 149 € pro Monat | Unbegrenzt | Unbegrenzt | 12 Monate |
Der kostenlose Tarif reicht für einen Geburtstag, ein Teamtreffen oder einen Test vor einem großen Event. Der Event-Tarif mit Einmalzahlung ist die richtige Wahl, sobald ein Event mehr als hundert Fotos bringt: Er hebt die Grenzen auf, hält die Galerie sechs Monate online und bringt Gesichtserkennung und Fotoaufgaben mit. Event Pro versieht das bezahlte Event mit deiner Marke. Der Pro-Tarif richtet sich an alle, die mehrere Events im Monat organisieren, mit vollständigem White-Label und einem Dashboard für mehrere Kunden. Alle Details stehen auf der Seite Preise.
Was deine Gäste sehen
Hier ist der echte Ablauf, aufgenommen bei unserem Demo-Event. Links die Galerie, wie sie sich nach dem Scan öffnet. Rechts der Bildschirm zum Hochladen der Fotos.
Zwei Details zählen mehr, als man denkt. Der Vorname des Gastes ist freiwillig: Wer vor dem ersten Upload einen Namen verlangt, verliert Beitragende. Und die erlaubten Formate stehen direkt unter dem Titel des Bildschirms, das erspart die laut gestellte Frage mitten in der Feier. Evokly akzeptiert Fotos als JPEG, PNG, HEIC und WebP und Videos als MP4, MOV und WebM.
Welche Galerie für welches Event
Die richtige Einstellung hängt weniger von deinem Budget ab als von der Art des Events. Diese Kombinationen funktionieren:
| Event | Was am meisten zählt | Was ausreicht |
|---|---|---|
| Geburtstag, 20 bis 40 Gäste | Keine Hürde beim Einstieg | Kostenloser Tarif |
| Hochzeit, ab 80 Gästen | Menge, Selfie-Suche, sechs Monate online | Event-Tarif |
| Firmenevent oder Teambuilding | Hosting in Europa, Marke des Unternehmens | Pro-Tarif |
| Konferenz oder Messe | Menge, Statistiken zum Engagement | Pro- oder Enterprise-Tarif |
| Auslieferung an die Kunden eines Fotografen | Marke des Fotografen in Galerie und E-Mails | Pro-Tarif |
Für eine Hochzeit zeigt der Vergleich der sieben Lösungen für ein gemeinsames Fotoalbum, was jede Art von Tool am großen Tag wirklich leistet. Wenn du zwischen einer App zum Installieren und einer Galerie im Browser schwankst, lies den Vergleich Wedbox, WedShoots oder Online-Galerie. Für einen Geburtstag kommt die Seite QR-Code für Geburtstagsfotos direkt zur Sache. Für Unternehmen behandelt der Artikel Firmenevent-Fotos zentral sammeln, ohne die IT-Abteilung die internen Vorgaben. Fotografen finden ihren Fall bei den Pixieset-Alternativen für die Auslieferung von Galerien.
Was die DSGVO bei einer geteilten Fotogalerie verlangt
Eine Familienfeier, deren Fotos im privaten Kreis bleiben, fällt nicht unter die DSGVO. Die Verordnung greift, sobald das Teilen organisiert abläuft und diesen Kreis verlässt: bei einem Firmenevent, einer Konferenz, einer Vereinsgala oder einer Veröffentlichung im Netz, die für alle zugänglich ist.
Für ein gewöhnliches Event reichen vier Punkte, um auf der sicheren Seite zu sein.
- Vorher informieren. Ein Satz auf der Einladung oder im Programm, dass es eine geteilte Fotogalerie geben wird, mit Verweis auf eine leicht auffindbare Datenschutzerklärung.
- Für biometrische Daten eine ausdrückliche Einwilligung einholen. Wenn du die Selfie-Suche aktivierst, beruht sie auf einer biometrischen Verarbeitung und damit auf der Einwilligung des Gastes, die beim Aufnehmen des Selfies eingeholt und mit Datum gespeichert wird.
- Die Dauer begrenzen. Eine Galerie ist nicht dafür gedacht, unbegrenzt offen zu bleiben. Der Ratgeber zur Aufbewahrungsdauer von Event-Fotos nennt Richtwerte für jeden Anwendungsfall und die nötige Dokumentation.
- Wissen, wo die Dateien liegen. Viele Dienste für Privatnutzer speichern außerhalb der Europäischen Union. Evokly hostet in der Europäischen Union, verschlüsselt bei der Übertragung und bei der Speicherung und verwendet die Fotos nie weiter, weder für Werbung noch zum Training von KI-Modellen. Details findest du auf der Seite DSGVO-Konformität.
Das Recht am eigenen Bild ist ein eigenes Thema neben der DSGVO und gilt auch im privaten Rahmen, sobald ein Foto verbreitet wird. Merk dir: Eine erkennbare Person kann verlangen, dass ein Foto von ihr entfernt wird, und deine Galerie muss das ohne Diskussion ermöglichen.
Fotos nach dem Event sichern und archivieren
An diesem Schritt scheitern die meisten Galerien, weil er kommt, wenn das Event schon vergessen ist.
Drei Gewohnheiten verhindern, dass Inhalte verloren gehen.
- Vor dem Ablauf archivieren. Im kostenlosen Tarif läuft die Galerie nach fünfzehn Tagen ab, und die Fotos werden gelöscht. Dort lädst du sie einzeln herunter: Den Download der ganzen Galerie als eine Datei gibt es ab dem Event-Tarif. Vor dem Ablauf kommt eine Erinnerung per E-Mail, aber das Archivieren bleibt deine Aufgabe.
- Die Originalqualität sichern, nicht die Vorschaubilder. Ein Sammel-Download muss die Dateien so liefern, wie sie hochgeladen wurden. Nur so sind Abzüge auf Papier und Vergrößerungen möglich.
- Nach Event ordnen, nicht nach Datum. Ein Ordner pro Event, benannt mit Datum und Name, ist auch in fünf Jahren noch verständlich. Eine Ordnerstruktur nach Monaten ist es schon nach einem Jahr nicht mehr.
Wenn du auf einen kostenpflichtigen Tarif umgestiegen bist, verändert die Selfie-Suche auch die Zeit nach dem Event: Jeder Gast findet seine eigenen Fotos, ohne dass du die Galerie für ihn aufteilen musst.
Die fünf Fehler, die eine Galerie leer lassen
- Die Galerie nicht ankündigen. Einen QR-Code, zu dem am Mikrofon kein Wort fällt, bemerkt nur ein Bruchteil der Gäste. Das ist mit Abstand der häufigste Grund für eine leere Galerie.
- Nur ein Aufsteller, am Eingang. Beim Ankommen holt niemand sein Handy heraus, am Tisch und an der Bar tun es alle. Verteile mehrere Scan-Punkte.
- Ein Tool wählen, das ein Konto verlangt. Jeder zusätzliche Schritt vor dem ersten Upload kostet Beitragende, und zwar umso mehr, je höher das Durchschnittsalter der Gäste ist.
- Die Galerie am nächsten Tag schließen. Die Hälfte der Beiträge kommt nach dem Event, wenn die Gäste ihre Kamerarolle sortieren.
- Das Herunterladen vergessen. Eine abgelaufene Galerie lässt sich nicht wiederherstellen. Stell dir eine Erinnerung zum Ablaufdatum, und zwar gleich an dem Tag, an dem du das Event anlegst.
Häufige Fragen
Was ist eine geteilte Fotogalerie?
Eine einzige Webseite, auf der alle Teilnehmenden eines Events ihre Fotos hochladen und die der anderen sehen. Anders als bei einem klassischen Cloud-Album können dort auch Menschen ohne Konto hochladen: Wer über einen Link oder einen QR-Code kommt, fügt seine Dateien im Browser hinzu, und der Veranstalter holt sich am Ende alles mit einem einzigen Download.
Wie erstelle ich eine geteilte Fotogalerie für ein Event?
Leg das Event auf einer spezialisierten Plattform an, die dabei die Galerie und ihren QR-Code erzeugt. Stell danach ein, wer hochladen und herunterladen darf, drucke den QR-Code im richtigen Format, kündige ihn während des Events an und lass die Galerie danach zwei Wochen offen. Bei Evokly dauert das Anlegen weniger als zwei Minuten, und für den kostenlosen Tarif brauchst du keine Kreditkarte.
Ist eine geteilte Fotogalerie kostenlos?
Das hängt von der Menge ab. Der kostenlose Tarif von Evokly umfasst ein Event, 100 Fotos, 10 Beitragende und 15 Tage online, genug für einen Geburtstag oder ein Teamtreffen. Darüber hinaus hebt der Event-Tarif für 69 Euro als Einmalzahlung die Grenzen für Fotos und Beitragende auf und hält die Galerie sechs Monate online.
Müssen die Gäste ein Konto anlegen oder eine App installieren?
Das hängt vom Tool ab, und genau das entscheidet über die Beteiligung. Hochzeitsalbum-Apps und Alben bei Google oder iCloud verlangen einen Download oder ein Konto, und ein Teil der Gäste steigt an dieser Stelle aus. Eine Web-Galerie wie Evokly öffnet sich nach dem Scan im Browser, ohne Konto und ohne Installation.
Wie lange sollte eine Event-Fotogalerie online bleiben?
Mindestens zwei Wochen nach dem Event, denn die Fotos vom späten Abend kommen am nächsten und übernächsten Tag. Danach hängt die Dauer von der Art des Events und von der Rechtsgrundlage der Verarbeitung ab: einige Monate für eine private Feier, ein bis drei Jahre für die interne Kommunikation eines Unternehmens. Der Ratgeber zur Aufbewahrungsdauer nennt Richtwerte für jeden Anwendungsfall.
Behalten die Fotos ihre Originalqualität?
In einer eigenen Event-Galerie ja: Die Dateien werden so gespeichert, wie sie vom Handy kommen, und eine optimierte Version dient nur der schnellen Anzeige. Ein Messenger wie WhatsApp komprimiert dagegen jedes Bild, sodass Abzüge auf Papier und Vergrößerungen danach nicht mehr möglich sind.
Wo werden die Fotos einer geteilten Galerie gespeichert?
Das solltest du prüfen, bevor du dich für ein Tool entscheidest, denn viele Dienste für Privatnutzer speichern außerhalb der Europäischen Union. Evokly hostet in der Europäischen Union, verschlüsselt die Dateien bei der Übertragung und bei der Speicherung und nutzt sie nie für etwas anderes als den Dienst, weder für Werbung noch zum Training von KI-Modellen.
Kurz gesagt
Eine geteilte Fotogalerie braucht drei Dinge: eine Adresse, über die man ohne Konto hochladen kann, einen gut sichtbaren QR-Code dort, wo die Gäste vorbeikommen, und eine Ansage im richtigen Moment. Der Rest ist eine Frage der Einstellungen und vor allem der Zeit, die du die Tür nach dem Event offen lässt.
Erstelle kostenlos eine Galerie und stell deinen QR-Code auf, bevor der erste Gast kommt.
