Después de un evento, las mejores fotos casi nunca son las del fotógrafo. Son las que se hacen a la altura de la mesa, las de los invitados, con su teléfono. El problema es que se quedan repartidas en ochenta teléfonos distintos, y quien organiza acaba recibiendo una veintena, comprimidas, que van llegando con cuentagotas durante tres semanas.
Una galería de fotos compartida lo resuelve desde el origen: una sola dirección, abierta a todo el mundo, donde cada persona sube lo que ha fotografiado mientras el evento sigue en marcha. Esta guía explica qué es exactamente, cómo crear una, cuánto cuesta, qué exige el RGPD y cómo recuperarlo todo después.
Qué es una galería de fotos compartida
Una galería de fotos compartida es una página web única en la que todos los asistentes a un evento suben sus fotos y ven las de los demás. Se diferencia de un álbum en la nube clásico en un punto concreto: cualquiera puede añadir fotos sin tener cuenta, ni contigo ni con tu proveedor.
Esa es toda la diferencia con un álbum compartido de Google Fotos o de iCloud. Esos álbumes funcionan muy bien entre personas que ya usan el mismo ecosistema, pero piden una cuenta para participar. En un evento donde coinciden tres generaciones, ese requisito deja fuera a parte de los invitados. La comparativa entre Google Fotos compartido y una galería de evento detalla en qué gana cada uno.
Lo que hace el invitado, en concreto
Escanea con la cámara del teléfono el código QR que hay en la mesa. La galería se abre en su navegador. Pulsa el botón para compartir, elige sus fotos del carrete y aparecen en la galería común. Quince segundos, sin cuenta y sin instalar nada.
Este recorrido es el mismo para un invitado de veinte años y para uno de setenta y cinco, algo que no se cumple con ninguna solución que obligue a descargar una aplicación.
Lo que obtiene quien organiza
Un espacio único que se llena durante el evento, y no tres semanas después. Según la plataforma, puedes añadirle funciones que cambian su uso: retos fotográficos para animar la participación, un libro de firmas donde los invitados dejan un mensaje escrito o de voz, y una búsqueda por selfie que permite a cada persona encontrar las fotos en las que aparece sin tener que recorrer ochocientas imágenes.
Crea la tuya en cinco pasos
1. Crea el evento
La galería no existe por sí sola: va unida a un evento. Le pones un nombre y una fecha, y su dirección web se crea al momento, junto con su código QR. En Evokly este paso lleva menos de dos minutos y el plan gratuito no pide tarjeta bancaria.
Un error que conviene evitar: generar el código QR antes de que exista la galería, con una dirección provisional. Un código QR estático codifica una dirección fija, así que habría que volver a imprimirlo todo. Crea primero la galería.
2. Decide lo que pueden hacer los invitados
Tres ajustes deciden la experiencia, y se eligen antes de imprimir, no en plena fiesta.
- La subida libre. ¿Pueden los invitados añadir fotos sin aprobación previa? En una fiesta privada, sí; si no, te pasarás la noche moderando. En un evento de empresa abierto al público, tiene sentido aprobar las fotos antes de publicarlas.
- La descarga. ¿Pueden los invitados llevarse las fotos de los demás? Es lo que hace que la gente vuelva a la galería la semana siguiente.
- El reconocimiento facial. Si lo activas, cada invitado puede encontrar sus propias fotos haciéndose un selfie, después de dar su consentimiento explícito. En Evokly está disponible a partir del plan Event.
3. Imprime el código QR al tamaño adecuado
La regla cabe en una línea: la distancia de escaneo no debe superar diez veces el ancho del código. Un código colocado en una mesa y escaneado a cincuenta centímetros debe medir, por tanto, al menos cinco centímetros de lado. Un roll-up que se lee a un metro y medio necesita quince.
Fondo blanco, módulos oscuros y, debajo, una frase breve que invite a escanear. La guía del código QR para eventos trata en detalle los tamaños, el contraste y la ubicación. Si tu galería está alojada en otro sitio, el generador de códigos QR gratuito exporta en PNG, SVG y PDF sin necesidad de registrarse.
4. Anuncia la galería durante el evento
Es el paso que todo el mundo se salta, y el que decide cuánto se llena la galería. Un código QR colocado sin decir nada solo lo ve una parte de la sala. El mismo código anunciado por el micrófono a la hora del postre o de los discursos hace que la mitad de las mesas lo escaneen en cinco minutos.
No te limites a un solo soporte: un expositor por mesa, otro en la barra y otro cerca del sitio donde la gente posa para las fotos de grupo.
5. Deja la galería abierta después del evento
Las fotos del final de la fiesta no llegan esa misma noche. Llegan al día siguiente, cuando los invitados repasan su carrete en el tren de vuelta. Una galería que se cierra a medianoche pierde la mitad de las aportaciones. Calcula como mínimo dos semanas de apertura y envía un recordatorio al día siguiente.
Cuánto cuesta
El precio de una galería compartida depende solo de dos variables: el número de fotos y el tiempo que permanecen en línea. El número de invitados nunca debería cobrarse, porque es justo lo que quieres maximizar.
| Plan | Precio | Fotos | Colaboradores | Galería en línea |
|---|---|---|---|---|
| Gratis | 0 € | 100 | 10 | 15 días |
| Event | 69 €, pago único | Ilimitadas | Ilimitados | 6 meses |
| Event Pro | 199 €, pago único | Ilimitadas | Ilimitados | 6 meses |
| Pro | 149 € al mes | Ilimitadas | Ilimitados | 12 meses |
El plan gratuito basta para un cumpleaños, una reunión de equipo o una prueba antes de un gran evento. El plan Event, de pago único, es la opción adecuada en cuanto un evento supera el centenar de fotos: elimina los límites, conserva la galería seis meses y añade el reconocimiento facial y los retos fotográficos. Event Pro aplica tu marca al evento que has pagado. El plan Pro está pensado para quienes organizan varios eventos al mes, con marca blanca completa y un panel multicliente. Tienes todos los detalles en la página de precios.
Lo que ven tus invitados
Este es el recorrido real, capturado en nuestro evento de demostración. A la izquierda, la galería tal como se abre después de escanear el código. A la derecha, la pantalla para subir las fotos.
Dos detalles importan más de lo que parece. El nombre del invitado es opcional: exigir una identidad antes de la primera subida hace perder colaboradores. Y los formatos aceptados aparecen justo debajo del título de la pantalla, lo que evita que alguien tenga que preguntarlo en voz alta en plena fiesta. Evokly acepta fotos en JPEG, PNG, HEIC y WebP, y vídeos en MP4, MOV y WebM.
Qué galería elegir según tu evento
El ajuste adecuado depende menos de tu presupuesto que del tipo de evento. Estas son las combinaciones que funcionan.
| Evento | Lo que más importa | Lo que basta |
|---|---|---|
| Cumpleaños, de 20 a 40 invitados | Ninguna barrera de entrada | Plan gratuito |
| Boda, 80 invitados o más | Volumen, búsqueda por selfie, seis meses en línea | Plan Event |
| Evento de empresa o team building | Alojamiento en Europa, marca de la empresa | Plan Pro |
| Congreso o feria | Volumen, estadísticas de participación | Plan Pro o Enterprise |
| Entrega a clientes de un fotógrafo | Marca del fotógrafo, dominio propio | Plan Pro |
Para una boda, la comparativa de las siete opciones de álbum de fotos compartido repasa lo que ofrece realmente cada tipo de herramienta el gran día. Para un cumpleaños, la guía del código QR para las fotos de un cumpleaños va directa al grano. En el ámbito de la empresa, centralizar las fotos de una convención sin pasar por el departamento de informática aborda las limitaciones internas. Los fotógrafos encontrarán su caso en las alternativas a Pixieset para entregar galerías.
Lo que exige el RGPD
Una fiesta familiar cuyas fotos se quedan en el círculo privado queda fuera del ámbito del RGPD. El reglamento se aplica en cuanto el intercambio se organiza y sale de ese círculo: un evento de empresa, un congreso, la gala de una asociación o una publicación en internet accesible a cualquiera.
Cuatro puntos bastan para cumplir la normativa en un evento habitual.
- Informa antes. Una frase en la invitación o en el programa que indique que habrá una galería de fotos compartida y que remita a una política de privacidad accesible.
- Recoge un consentimiento explícito para la biometría. Si activas la búsqueda por selfie, esta se basa en un tratamiento biométrico y, por tanto, en el consentimiento del invitado, recogido en el momento de la captura y registrado con su fecha.
- Limita la duración. Una galería no está pensada para quedarse abierta indefinidamente. La guía sobre el plazo de conservación de las fotos de eventos da referencias por caso de uso y explica la documentación que hay que preparar.
- Averigua dónde están los archivos. Muchos servicios para el gran público alojan los datos fuera de la Unión Europea. Evokly aloja en la Unión Europea, cifra en tránsito y en reposo, y nunca reutiliza las fotos, ni para publicidad ni para entrenar modelos. Tienes los detalles en la página de cumplimiento.
El derecho de imagen es un asunto distinto del RGPD, y se aplica incluso en un ámbito privado en cuanto se difunde una foto. Quédate con esto: una persona reconocible puede pedir que se retire una foto en la que aparece, y tu galería debe permitir esa retirada sin discusión.
Recuperar y archivar después del evento
Es el paso en el que fallan la mayoría de las galerías, porque llega cuando el evento ya está olvidado.
Tres costumbres evitan perder el contenido.
- Guarda las fotos antes de la fecha límite. En el plan gratuito, la galería expira a los quince días y las fotos se eliminan. En ese plan se descargan una a una: la descarga de toda la galería en un solo archivo empieza con el plan Event. Recibirás un recordatorio por correo antes de que expire, pero archivarlas sigue siendo responsabilidad tuya.
- Recupera la calidad original, no las miniaturas. Una descarga conjunta debe devolver los archivos tal como se subieron. Es lo que permite imprimirlos en papel y ampliarlos.
- Ordena por evento, no por fecha. Una carpeta por evento, con la fecha y el nombre, sigue siendo fácil de entender dentro de cinco años. Una estructura por meses deja de serlo al cabo de un año.
Si te has pasado a un plan de pago, la búsqueda por selfie también cambia lo que viene después del evento: cada invitado encuentra sus propias fotos sin que tengas que repartirle la galería.
Los cinco errores que vacían una galería
- No anunciarla. Un código QR colocado sin decir una palabra por el micrófono solo lo ve una parte de los invitados. Es, con diferencia, la primera causa de una galería vacía.
- Un solo soporte, en la entrada. Nadie saca el teléfono al llegar; todo el mundo lo saca en la mesa y en la barra. Multiplica los puntos de escaneo.
- Elegir una herramienta que pide una cuenta. Cada paso que se añade antes de la primera subida cuesta colaboradores, y cuesta más a medida que sube la edad media de los invitados.
- Cerrar la galería al día siguiente. La mitad de las aportaciones llega después del evento, cuando los invitados repasan su carrete.
- Olvidarse de descargar. Una galería que ha expirado no se puede recuperar. Ponte un recordatorio para la fecha de expiración el mismo día en que creas el evento.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una galería de fotos compartida?
Es una página web única en la que todos los asistentes a un evento suben sus fotos y ven las de los demás. A diferencia de un álbum en la nube clásico, cualquiera puede añadir fotos sin tener cuenta: se llega por un enlace o un código QR, se suben los archivos desde el navegador y quien organiza lo recupera todo en una sola descarga.
¿Cómo se crea una galería de fotos compartida para un evento?
Crea el evento en una plataforma especializada, que genera la galería y su código QR. Después decide quién puede subir y descargar, imprime el código QR al tamaño adecuado, anúncialo durante el evento y deja la galería abierta dos semanas más. En Evokly, crearla lleva menos de dos minutos y el plan gratuito no pide tarjeta bancaria.
¿Una galería de fotos compartida es gratis?
Depende del volumen. El plan gratuito de Evokly cubre un evento, 100 fotos, 10 colaboradores y 15 días en línea, lo que basta para un cumpleaños o una reunión de equipo. Si necesitas más, el plan Event, por 69 euros en un pago único, elimina los límites de fotos y de colaboradores y conserva la galería seis meses.
¿Los invitados tienen que crear una cuenta o instalar una aplicación?
Depende de la herramienta, y es el criterio que decide la tasa de participación. Las aplicaciones de álbum de boda y los álbumes de Google o iCloud piden una descarga o una cuenta, y parte de los invitados abandona en ese paso. Una galería web como Evokly se abre en el navegador después de escanear el código, sin cuenta ni instalación.
¿Cuánto tiempo hay que mantener en línea la galería de fotos de un evento?
Como mínimo dos semanas después del evento, porque las fotos del final de la fiesta llegan al día siguiente y al otro. A partir de ahí, la duración depende del tipo de evento y de la base jurídica del tratamiento: unos meses para una fiesta privada, de uno a tres años para la comunicación interna de una empresa. La guía sobre el plazo de conservación detalla las referencias para cada caso de uso.
¿Las fotos conservan su calidad original?
En una galería especializada, sí: los archivos se guardan tal como salen del teléfono, y una versión optimizada solo sirve para mostrarlos rápido. Una aplicación de mensajería como WhatsApp, en cambio, comprime cada imagen, lo que impide después imprimirlas en papel o ampliarlas.
¿Dónde se alojan las fotos de una galería compartida?
Conviene comprobarlo antes de elegir una herramienta, porque muchos servicios para el gran público alojan los datos fuera de la Unión Europea. Evokly aloja en la Unión Europea, cifra los archivos en tránsito y en reposo, y nunca los usa para nada que no sea el servicio: ni para publicidad ni para entrenar modelos.
En resumen
Una galería de fotos compartida se reduce a tres cosas: una dirección en la que cualquiera puede subir fotos sin cuenta, un código QR visible allí por donde pasan los invitados y un anuncio en el momento adecuado. Lo demás es cuestión de ajustes y, sobre todo, del tiempo que dejas la puerta abierta después del evento.
Crea una galería gratis y coloca tu código QR antes de que llegue el primer invitado.
