Dopo un evento, le foto più belle non sono quasi mai quelle del fotografo. Sono quelle scattate all'altezza del tavolo, dagli invitati, con il loro telefono. Il problema è che restano sparse su ottanta telefoni diversi, e l'organizzatore ne recupera una ventina, compresse, arrivate con il contagocce nell'arco di tre settimane.
Una galleria foto condivisa risolve il problema alla fonte: un solo indirizzo, aperto a tutti, dove ognuno carica quello che ha scattato mentre l'evento è in corso. Questa guida spiega cos'è esattamente, come crearne una, quanto costa, cosa prevede il GDPR e come recuperare tutto in seguito.
Cos'è una galleria foto condivisa
Una galleria foto condivisa è una singola pagina web in cui tutti i partecipanti a un evento caricano le proprie foto e vedono quelle degli altri. Si distingue da un normale album cloud per un punto preciso: è aperta in scrittura a persone che non hanno un account da te, né presso il tuo fornitore.
È tutta la differenza con un album condiviso di Google Foto o di iCloud. Questi album funzionano benissimo tra persone che usano già lo stesso ecosistema, ma per contribuire serve un account. In un evento in cui si incontrano tre generazioni, questa richiesta lascia fuori una parte degli invitati. Il confronto Google Foto condiviso e galleria per eventi spiega dove vince l'uno e dove l'altra.
Cosa fa l'invitato, in concreto
Scansiona con la fotocamera del telefono un codice QR messo sul tavolo. La galleria si apre nel suo browser. Tocca il pulsante di condivisione, sceglie le foto dal rullino e compaiono nella galleria comune. Quindici secondi, nessun account, nessuna installazione.
Questo percorso è identico per un invitato di vent'anni e per uno di settantacinque, cosa che non è vera per nessuna soluzione che passi dal download di un'app.
Cosa ottiene l'organizzatore
Un unico spazio che si riempie durante l'evento invece che tre settimane dopo. A seconda della piattaforma, si aggiungono funzioni che cambiano l'uso: sfide fotografiche per far partire la partecipazione, un libro degli ospiti in cui gli invitati lasciano un messaggio scritto o vocale, e una ricerca tramite selfie che permette a ciascuno di ritrovare le foto in cui compare senza dover scorrere ottocento scatti.
Crea la tua in cinque passaggi
1. Crea l'evento
La galleria non esiste da sola, è collegata a un evento. Gli dai un nome e una data, e il suo indirizzo web viene creato subito dopo, insieme al suo codice QR. Su Evokly questo passaggio richiede meno di due minuti e il piano gratuito non chiede la carta di credito.
Un errore da evitare: generare il codice QR prima che la galleria esista, con un indirizzo provvisorio. Un codice QR statico codifica un indirizzo fisso, e dovresti ristampare tutto. Crea prima la galleria.
2. Imposta cosa possono fare gli invitati
Tre impostazioni decidono l'esperienza, e si scelgono prima della stampa, non durante la serata.
- Il caricamento libero. Gli invitati possono aggiungere foto senza approvazione? Per una festa privata sì, altrimenti passerai la serata a moderare. Per un evento aziendale aperto al pubblico, un'approvazione prima della pubblicazione ha senso.
- Il download. Gli invitati possono scaricare le foto degli altri? È ciò che fa tornare le persone sulla galleria la settimana successiva.
- Il riconoscimento facciale. Se lo attivi, ogni invitato può ritrovare le proprie foto scattandosi un selfie, dopo aver dato il suo consenso esplicito. Su Evokly è disponibile a partire dal piano Event.
3. Stampa il codice QR nel formato giusto
La regola sta in una riga: la distanza di scansione non deve superare dieci volte la larghezza del codice. Un codice messo su un tavolo e scansionato a cinquanta centimetri deve quindi misurare almeno cinque centimetri di lato. Un roll-up letto a un metro e mezzo ne richiede quindici.
Sfondo bianco, moduli scuri, una breve frase di invito sotto. La guida al codice QR per eventi tratta nel dettaglio dimensioni, contrasti e posizioni. Se la tua galleria è ospitata altrove, il generatore di codici QR gratuito esporta in PNG, SVG e PDF senza registrazione.
4. Annuncia la galleria durante l'evento
È il passaggio che tutti saltano, e quello che decide quanto si riempie la galleria. Un codice QR messo lì senza una parola lo vede solo una frazione della sala. Lo stesso codice annunciato al microfono al momento del dolce o dei discorsi fa scansionare metà dei tavoli nel giro di cinque minuti.
Moltiplica i supporti: un segnaposto per tavolo, uno al bar, uno vicino al punto dove la gente posa per le foto di gruppo.
Per un evento aziendale, dai un motivo per tornare: una sfida fotografica di team building in 15 sfide riempie la galleria per tutta la giornata.
5. Lascia la galleria aperta dopo l'evento
Le foto di fine serata non arrivano la sera stessa. Arrivano il giorno dopo, quando gli invitati sistemano il rullino sul treno di ritorno. Una galleria chiusa a mezzanotte perde metà dei contributi. Calcola due settimane di apertura come minimo e invia un promemoria il giorno dopo.
Quanto costa
Il prezzo di una galleria condivisa dipende solo da due variabili: il numero di foto e il tempo per cui restano online. Il numero di invitati non dovrebbe mai essere fatturato, perché è proprio ciò che cerchi di massimizzare.
| Piano | Prezzo | Foto | Contributori | Galleria online |
|---|---|---|---|---|
| Gratuito | 0 € | 100 | 10 | 15 giorni |
| Event | 69 € una tantum | Illimitate | Illimitati | 6 mesi |
| Event Pro | 199 € una tantum | Illimitate | Illimitati | 6 mesi |
| Pro | 149 € al mese | Illimitate | Illimitati | 12 mesi |
Il piano gratuito basta per un compleanno, una riunione di team o una prova prima di un grande evento. Il piano Event, con pagamento unico, è la scelta giusta non appena un evento supera il centinaio di foto: elimina i limiti, conserva la galleria per sei mesi e aggiunge il riconoscimento facciale e le sfide fotografiche. Event Pro applica il tuo brand all'evento pagato. Il piano Pro è pensato per chi organizza più eventi al mese, con white label completo e una dashboard multi-cliente. Tutti i dettagli sono nella pagina dei prezzi.
Cosa vedono i tuoi invitati
Ecco il percorso reale, catturato sul nostro evento dimostrativo. A sinistra, la galleria così come si apre dopo la scansione. A destra, la schermata di caricamento delle foto.
Due dettagli contano più di quanto sembri. Il nome dell'invitato è facoltativo: pretendere un'identità prima del primo caricamento fa perdere contributori. E i formati accettati sono scritti subito sotto il titolo della schermata, il che evita la domanda posta ad alta voce durante la serata. Evokly accetta le foto in JPEG, PNG, HEIC e WebP, e i video in MP4, MOV e WebM.
Quale galleria scegliere per il tuo evento
L'impostazione giusta dipende meno dal budget che dal tipo di evento. Ecco le combinazioni che funzionano.
| Evento | Cosa conta di più | Cosa basta |
|---|---|---|
| Compleanno, da 20 a 40 invitati | Nessun attrito all'ingresso | Piano gratuito |
| Matrimonio, 80 invitati e più | Volume, ricerca tramite selfie, sei mesi online | Piano Event |
| Convention aziendale o team building | Hosting in Europa, brand dell'azienda | Piano Pro |
| Conferenza o fiera | Volume, statistiche di coinvolgimento | Piano Pro o Enterprise |
| Consegna al cliente di un fotografo | Brand del fotografo su galleria ed email | Piano Pro |
Per un matrimonio, il confronto tra le sette soluzioni di album foto condiviso passa in rassegna cosa dà davvero ogni famiglia di strumenti il giorno del matrimonio. Per scegliere tra un'app da installare e una galleria che si apre nel browser, leggi il confronto Wedbox, WedShoots o galleria web. Per un compleanno, la pagina codice QR per le foto di compleanno va dritta al punto. Sul fronte aziendale, centralizzare le foto di un evento aziendale senza passare dal reparto IT affronta il tema dei vincoli interni. I fotografi troveranno il loro caso nelle alternative a Pixieset per la consegna delle gallerie.
Cosa prevede il GDPR
Una festa di famiglia le cui foto restano nella cerchia privata esce dal campo di applicazione del GDPR. Il regolamento si applica non appena la condivisione diventa organizzata ed esce da quella cerchia: un evento aziendale, una conferenza, un galà di un'associazione o una pubblicazione online accessibile a tutti.
Bastano quattro punti per essere in regola in un evento ordinario.
- Informare prima. Una frase sull'invito o sul programma, che indichi che verrà aperta una galleria foto condivisa e rinvii a un'informativa sulla privacy accessibile.
- Raccogliere un consenso esplicito per i dati biometrici. Se attivi la ricerca tramite selfie, questa si basa su un trattamento biometrico, quindi sul consenso dell'invitato, raccolto al momento dell'acquisizione e registrato con la sua data.
- Limitare la durata. Una galleria non è fatta per restare aperta a tempo indeterminato. La guida sulla durata di conservazione delle foto di un evento dà i riferimenti per caso d'uso e la documentazione da produrre.
- Sapere dove sono i file. Molti servizi di largo consumo ospitano i dati fuori dall'Unione europea. Evokly ospita i dati nell'Unione europea, crittografa in transito e a riposo e non riutilizza mai le foto, né per la pubblicità né per addestrare modelli. I dettagli sono nella pagina compliance.
Il diritto all'immagine è un tema distinto dal GDPR, e si applica anche in ambito privato non appena una foto viene diffusa. Tieni presente che una persona riconoscibile può chiedere la rimozione di una foto che la riguarda, e che la tua galleria deve consentire questa rimozione senza discussioni.
Recuperare e archiviare dopo l'evento
È il passaggio in cui la maggior parte delle gallerie fallisce, perché arriva quando l'evento è già dimenticato.
Tre abitudini evitano di perdere i contenuti.
- Archivia prima della scadenza. Con il piano gratuito, la galleria scade dopo quindici giorni e le foto vengono eliminate. Si scaricano una per una: il download dell'intera galleria in un unico file parte con il piano Event. Prima della scadenza viene inviato un promemoria via email, ma l'archiviazione resta una tua responsabilità.
- Recupera la qualità originale, non le miniature. Un download in blocco deve restituire i file così come sono stati caricati. È ciò che permette la stampa su carta e l'ingrandimento.
- Ordina per evento, non per data. Una cartella per evento, con la data e il nome, resta leggibile fra cinque anni. Un'organizzazione per mesi non lo è più dopo un anno.
Se sei passato a un piano a pagamento, la ricerca tramite selfie cambia anche il dopo evento: ogni invitato ritrova le proprie foto senza che tu debba dividere la galleria per lui.
I cinque errori che svuotano una galleria
- Non annunciarla. Un codice QR messo lì senza una parola al microfono lo vede solo una frazione degli invitati. È di gran lunga la prima causa di una galleria vuota.
- Un solo supporto, all'ingresso. Nessuno tira fuori il telefono quando arriva, tutti lo tirano fuori a tavola e al bar. Moltiplica i punti di scansione.
- Scegliere uno strumento che richiede un account. Ogni passaggio aggiunto prima del primo caricamento costa contributori, e ne costa di più man mano che l'età media degli invitati sale.
- Chiudere la galleria il giorno dopo. Metà dei contributi arriva dopo l'evento, quando gli invitati sistemano il rullino.
- Dimenticare di scaricare. Una galleria scaduta non si recupera. Mettiti un promemoria alla data di scadenza il giorno stesso in cui crei l'evento.
FAQ
Cos'è una galleria foto condivisa?
È una singola pagina web in cui tutti i partecipanti a un evento caricano le proprie foto e vedono quelle degli altri. A differenza di un normale album cloud, è aperta in scrittura a persone che non hanno un account: arrivano da un link o da un codice QR, aggiungono i file dal browser e l'organizzatore recupera tutto con un unico download.
Come si crea una galleria foto condivisa per un evento?
Crea l'evento su una piattaforma dedicata, che genera la galleria e il suo codice QR. Poi imposta chi può caricare e scaricare, stampa il codice QR nel formato giusto, annuncialo durante l'evento e lascia la galleria aperta per due settimane dopo. Su Evokly la creazione richiede meno di due minuti e il piano gratuito non chiede la carta di credito.
Una galleria foto condivisa è gratuita?
Dipende dal volume. Il piano gratuito di Evokly copre un evento, 100 foto, 10 contributori e 15 giorni online, quanto basta per un compleanno o una riunione di team. Oltre, il piano Event a 69 euro con pagamento unico elimina i limiti di foto e contributori e conserva la galleria per sei mesi.
Gli invitati devono creare un account o installare un'app?
Dipende dallo strumento, ed è il criterio che decide il tasso di partecipazione. Le app per gli album di matrimonio e gli album di Google o iCloud richiedono un download o un account, e una parte degli invitati rinuncia a questo passaggio. Una galleria web come Evokly si apre nel browser dopo la scansione, senza account né installazione.
Per quanto tempo tenere online la galleria foto di un evento?
Almeno due settimane dopo l'evento, perché le foto di fine serata arrivano il giorno dopo e quello dopo ancora. Oltre, la durata dipende dal tipo di evento e dalla base giuridica del trattamento: qualche mese per una festa privata, da uno a tre anni per la comunicazione interna di un'azienda. La guida sulla durata di conservazione illustra i riferimenti per ogni caso d'uso.
Le foto mantengono la qualità originale?
In una galleria dedicata sì: i file vengono conservati così come escono dal telefono, e una versione ottimizzata serve solo per la visualizzazione rapida. Un'app di messaggistica come WhatsApp, al contrario, comprime ogni immagine, impedendo poi la stampa su carta e l'ingrandimento.
Dove sono ospitate le foto di una galleria condivisa?
Da verificare prima di scegliere uno strumento, perché molti servizi di largo consumo ospitano i dati fuori dall'Unione europea. Evokly ospita i dati nell'Unione europea, crittografa i file in transito e a riposo e non li usa mai per scopi diversi dal servizio, né per la pubblicità né per addestrare modelli.
In sintesi
Una galleria foto condivisa si riduce a tre cose: un indirizzo aperto in scrittura senza account, un codice QR visibile dove passano gli invitati e un annuncio al momento giusto. Il resto è questione di impostazioni e soprattutto del tempo per cui lasci la porta aperta dopo l'evento.
Crea una galleria gratis e metti il tuo codice QR prima dell'arrivo del primo invitato.
