Durante un evento, la questione del diritto all'immagine arriva quasi sempre troppo tardi: nel momento di pubblicare le foto, quando gli invitati sono tornati a casa e nessuno è più in grado di firmare niente. Eppure si risolve in pochi minuti se la affronti prima, e costa cara se la affronti dopo.
Questa guida spiega che cosa tutela davvero il diritto all'immagine, in quali casi serve una liberatoria, cosa deve contenere il documento perché abbia valore e come reagire a una richiesta di rimozione. Descrive il regime francese, uno dei più protettivi d'Europa. Non è una consulenza legale: per un evento ad alto rischio, fai rivedere i tuoi documenti da un avvocato.
Che cosa tutela il diritto all'immagine
Il diritto all'immagine non ha un articolo dedicato nella legge francese. Deriva dall'articolo 9 del Codice civile francese (Code civil), che stabilisce che ogni persona ha diritto al rispetto della propria vita privata, ed è stato costruito dai tribunali, sentenza dopo sentenza.
Il principio sta in una frase: ogni persona riconoscibile ha un diritto sull'uso della propria immagine e può opporsi alla sua diffusione. In questa frase contano tre parole.
- Riconoscibile. Una persona di spalle, sfocata, troppo lontana o coperta non è interessata. Il criterio non è il volto ma la possibilità di riconoscerla: a volte bastano una sagoma caratteristica o un tatuaggio visibile.
- Uso. Il diritto riguarda principalmente la diffusione, non lo scatto. Fotografare i tuoi invitati e tenere le foto per te non pone problemi. Pubblicarle sì.
- Opporsi. È un diritto di opposizione, che si può esercitare in qualsiasi momento, anche dopo aver dato una liberatoria.
Questo diritto appartiene alla persona stessa. Non si trasmette agli eredi in quanto tale e non è cedibile in modo generale e definitivo, il che spiega perché le liberatorie troppo ampie reggono male.
Quando serve una liberatoria
La risposta dipende da due cose: il ruolo della persona nell'immagine e ciò che intendi farne.
I casi in cui non serve
La persona non è riconoscibile. Di spalle, in controluce, fuori fuoco.
La foto è una veduta d'insieme. Una pista da ballo, una sala conferenze, un aperitivo visto da lontano. Finché nessuna persona è il soggetto dell'immagine, il consenso individuale non è richiesto. Il passaggio avviene quando inquadri una persona o un piccolo gruppo, che diventano così il soggetto.
Non diffondi. Conservare le foto in una galleria privata, accessibile ai soli partecipanti tramite un link o un codice QR, resta vicino alla sfera privata. Pubblicarle su un account pubblico, su un sito o su un opuscolo ne esce.
I casi in cui serve
Non appena una persona riconoscibile è il soggetto della foto e questa esce dalla sfera privata. Il ritratto di un invitato pubblicato sull'account dell'azienda, la foto di un partecipante usata in un opuscolo commerciale, lo scatto di un bambino messo online sul sito di un'associazione.
C'è un'idea sbagliata da chiarire subito: il luogo pubblico non vale come autorizzazione. Consente di scattare, non di pubblicare. Una persona fotografata da sola e riconoscibile per strada conserva il suo diritto di opposizione.
Le quattro situazioni di evento che creano problemi
Il matrimonio
Gli sposi firmano spesso un contratto con il fotografo che include una cessione per il suo portfolio. Gli invitati, invece, non hanno firmato nulla. Le foto di invitati pubblicate sul sito del fotografo o sui social della location escono dalla sfera privata e richiedono il loro consenso.
In pratica, la soluzione sta in una frase sulle partecipazioni o su un cartello all'ingresso, che indichi che è aperta una galleria e che le foto potranno essere usate dal fotografo, con un contatto per opporsi. La galleria condivisa tra gli invitati, invece, resta nella sfera privata finché non è pubblica.
L'evento aziendale
È il caso più regolamentato, perché il rapporto di subordinazione indebolisce il consenso. Tre regole.
Una clausola generica nel contratto di lavoro non basta. Serve un consenso specifico, che riguardi l'evento e i supporti interessati. Il consenso deve essere libero, il che implica che un rifiuto non può comportare né sanzioni, né rimproveri, né l'esclusione dalla foto di gruppo presentata come obbligatoria. Ed è revocabile: un dipendente che cambia idea, o che lascia l'azienda, può chiedere la rimozione.
L'argomento si incrocia con quello della conservazione dei file, trattato nella guida sulla durata di conservazione delle foto degli eventi.
I bambini
In Francia, l'autorizzazione è data da entrambi i titolari della responsabilità genitoriale, non dal bambino e non da un solo genitore. Si raccoglie per iscritto prima dell'evento, di solito insieme al modulo di iscrizione, distinguendo gli usi: foto di gruppo esposta nei locali, pubblicazione sul sito, utilizzo in una comunicazione esterna.
Un punto spesso ignorato: diventato maggiorenne, il bambino può chiedere la rimozione delle foto scattate durante la minore età. È il motivo per cui una liberatoria senza limiti di durata si adatta particolarmente male a questo caso.
La conferenza aperta al pubblico
Nella stessa sala convivono più status. I relatori firmano in genere una cessione nel loro accordo. I partecipanti, no. L'avviso all'ingresso che indica che l'evento viene fotografato, con un punto di contatto per opporsi, è la pratica comune, ma non vale come autorizzazione per un ritratto individuale ripubblicato nella comunicazione.
Prevedi un modo visibile per segnalarsi, per esempio un badge di colore diverso, e trasmetti l'indicazione al team fotografico prima dell'apertura.
Il modello di liberatoria da copiare
Una liberatoria vale per la sua precisione. Quattro elementi la rendono solida: i supporti, la durata, il territorio e la finalità. Una formula del tipo tutti i supporti, in tutto il mondo, senza limiti di tempo viene regolarmente respinta dai giudici, con la motivazione che la persona non poteva valutare ciò che accettava.
Ecco un modello utilizzabile così com'è per un evento, da adattare alla tua situazione.
Liberatoria per la ripresa e la diffusione di immagini
Io, (nome e cognome), residente in (indirizzo), autorizzo (nome dell'organizzatore o della società) a fotografarmi e a filmarmi durante (nome dell'evento), organizzato il (data) presso (luogo).
Autorizzo la diffusione di queste immagini sui seguenti supporti: (spuntare o elencare con precisione, per esempio: galleria online riservata ai partecipanti, sito internet dell'organizzatore, account dell'organizzatore sui social, supporto stampato interno).
Questa autorizzazione è concessa per una durata di (per esempio: tre anni) a decorrere dalla data dell'evento, per il seguente territorio: (per esempio: Francia e Unione europea), e per la seguente finalità: (per esempio: comunicazione istituzionale e resoconto dell'evento).
Le immagini non saranno oggetto di alcuno sfruttamento commerciale né di alcuna cessione a terzi al di fuori di quanto indicato sopra.
Posso revocare questa autorizzazione in qualsiasi momento, con una semplice richiesta scritta indirizzata a (indirizzo email di contatto). La revoca pone fine alla diffusione per il futuro, entro un termine ragionevole, senza incidere sui supporti già stampati o distribuiti.
Fatto a (luogo), il (data). Firma.
Per un minore, sostituisci la prima frase con la formula seguente e fai firmare entrambi i genitori.
Noi, (nomi e cognomi), in qualità di titolari della responsabilità genitoriale sul minore (nome e cognome), con data di nascita (data), autorizziamo (nome dell'organizzatore) a fotografare e filmare il minore durante (nome dell'evento).
Conserva le liberatorie firmate finché diffondi le immagini, e non oltre. Una tabella di monitoraggio che colleghi ogni liberatoria all'evento corrispondente evita di dover cercare in una casella di posta tre anni dopo.
Cosa cambia quando le foto arrivano dagli invitati
In un evento moderno, buona parte delle foto non è scattata dal fotografo ma dai partecipanti, che le caricano in una galleria comune. Questo sposta tre cose.
Chi è responsabile. L'invitato che scatta la foto ne è l'autore. L'organizzatore che mette a disposizione la galleria e decide che fine fa è quello a cui ci si rivolgerà in caso di contestazione. È quindi lui che deve prevedere l'informativa preventiva e il canale di rimozione.
Cosa consente la galleria. Una galleria chiusa, in cui si entra con un codice QR o un link privato, tiene le foto nella cerchia dei partecipanti. La guida alla galleria foto condivisa illustra nel dettaglio le impostazioni che decidono questo confine, in particolare l'apertura al download.
Il riflesso della ripubblicazione. Il vero rischio non è la galleria, è il community manager che il lunedì successivo ne prende tre foto per conto dell'azienda. È in quel momento che la liberatoria diventa necessaria, ed è il momento in cui nessuno ci pensa. L'argomento è trattato dal lato delle agenzie nel report fotografico post-evento.
Rimuovere una foto su richiesta
Una richiesta di rimozione si gestisce accogliendola. La persona non deve motivarla, e discutere per tenere una foto su ottocento ti espone a un contenzioso senza alcun vantaggio.
Tre punti preparano questo momento prima che arrivi.
- Indica un destinatario. Un unico indirizzo email, riportato sul materiale informativo e nella galleria, invece di una richiesta rivolta a caso a un organizzatore che non la inoltrerà.
- Fissa un termine. Bastano pochi giorni lavorativi per essere in buona fede. Il silenzio è ciò che trasforma una richiesta cortese in una diffida.
- Verifica che il tuo strumento lo consenta. Eliminare una foto precisa deve essere possibile senza rifare l'intera galleria, e l'eliminazione deve valere per le copie visualizzate, non solo per il file originale.
Se la foto è stata pubblicata altrove, su un social o in un opuscolo, la rimozione vale per il futuro. Le copie già stampate e distribuite non vengono ritirate, cosa che il modello di liberatoria qui sopra indica esplicitamente.
Diritto all'immagine e GDPR, due regimi diversi
I due si applicano in parallelo e non coprono la stessa cosa.
Il diritto all'immagine rientra nel diritto civile e tutela l'uso dell'immagine di una persona riconoscibile. Il GDPR è un regolamento europeo sul trattamento dei dati personali, di cui una foto fa parte non appena permette di identificare qualcuno. Una foto può essere coperta da una liberatoria firmata e non essere conforme al GDPR, per esempio se non è stata definita alcuna durata di conservazione. Vale anche il contrario.
Una precisazione utile quando una galleria propone di ritrovare le proprie foto con un selfie: questa funzione si basa su un trattamento biometrico, che rientra nel GDPR e richiede un consenso esplicito, distinto dalla liberatoria per la diffusione. Ecco come si presenta una raccolta conforme, catturata sul nostro evento dimostrativo.
Le durate applicabili e la documentazione da produrre sono nella guida GDPR sulla durata di conservazione. Il caso particolare del riconoscimento facciale è approfondito per i professionisti nell'articolo sul riconoscimento facciale e il GDPR per i fotografi.
Cosa si rischia
La via più frequente è quella civile: la persona chiede la rimozione e, se del caso, il risarcimento dei danni. Gli importi riconosciuti per una pubblicazione non commerciale da parte di un privato restano moderati, ma le spese di procedura e il tempo impiegato superano di gran lunga la posta in gioco della foto.
La via penale esiste per le situazioni più gravi. In Francia, l'articolo 226-1 del Codice penale francese (Code pénal) punisce con un anno di reclusione e 45.000 euro di multa il fatto di catturare, senza il suo consenso, l'immagine di una persona che si trova in un luogo privato. L'articolo 226-2 riguarda la conservazione e la diffusione di tali immagini. Questi testi riguardano la violazione dell'intimità della vita privata, non la foto di gruppo venuta male di un evento aziendale.
Il rischio reale, per un organizzatore, è meno giuridico che relazionale: un dipendente o un invitato che scopre il proprio ritratto in una pubblicazione commerciale senza essere stato avvisato. Una frase informativa a monte e un canale di rimozione chiaro evitano la quasi totalità di queste situazioni.
Domande frequenti
Serve una liberatoria per fotografare i tuoi invitati?
Per scattare la foto in un contesto privato e tenerla, no. Per diffonderla, sì, non appena la persona è riconoscibile ed è il soggetto dell'immagine. Il diritto all'immagine riguarda la diffusione più che lo scatto. Una galleria chiusa, accessibile ai soli invitati tramite un link privato, resta vicina alla sfera privata; una pubblicazione sui social o su un sito pubblico ne esce.
Una foto scattata in un luogo pubblico si può pubblicare liberamente?
No, è l'idea sbagliata più diffusa. Il luogo pubblico consente di scattare, non di diffondere. Se una persona riconoscibile è isolata e costituisce il soggetto dell'immagine, serve comunque il suo consenso. Al contrario, una veduta d'insieme in cui nessuno è il soggetto principale, per esempio una pista da ballo o una sala conferenze, non richiede un'autorizzazione individuale.
Cosa deve contenere una liberatoria per il diritto all'immagine?
Quattro elementi, senza i quali è fragile: i supporti di diffusione previsti, la durata, il territorio e la finalità. Una formula del tipo tutti i supporti, in tutto il mondo, senza limiti di tempo viene regolarmente respinta dai giudici perché non permette alla persona di valutare ciò che accetta. Aggiungi l'identità delle parti, la data e la possibilità di revocare il consenso.
Come si gestisce il diritto all'immagine dei bambini?
In Francia, l'autorizzazione deve essere data da entrambi i titolari della responsabilità genitoriale, non dal bambino né da un solo genitore. Si raccoglie per iscritto prima dell'evento, di solito insieme al modulo di iscrizione. Un bambino diventato maggiorenne può chiedere la rimozione delle foto scattate durante la minore età, il che rende la durata illimitata particolarmente rischiosa in questo caso.
Un datore di lavoro può pubblicare le foto di un evento aziendale?
A condizione di aver raccolto un consenso specifico, e non una clausola generica inserita nel contratto di lavoro. Questo consenso deve essere libero, il che implica che un rifiuto non può dar luogo ad alcuna sanzione né ad alcuno svantaggio. Un dipendente che ha accettato può poi ritirare il consenso, e l'azienda deve allora rimuovere le foto dai supporti interessati.
Il diritto all'immagine e il GDPR sono la stessa cosa?
No, sono due regimi distinti che si applicano contemporaneamente. Il diritto all'immagine rientra nel diritto civile e tutela l'uso dell'immagine di una persona riconoscibile. Il GDPR è un regolamento europeo sul trattamento dei dati personali, di cui le foto fanno parte. Una foto può essere coperta da una liberatoria firmata e non essere conforme al GDPR, per esempio se la durata di conservazione non è definita.
Cosa fare se un invitato chiede di rimuovere una foto?
Rimuoverla, senza chiedere alcuna giustificazione. La persona non deve motivare la richiesta, e discutere ti espone a un contenzioso senza alcun vantaggio. Stabilisci prima dell'evento chi riceve queste richieste e in quanto tempo le gestisci, e scegli uno strumento che permetta di eliminare una foto precisa invece di rifare tutto.
In sintesi
Il diritto all'immagine si gioca sulla diffusione, non sullo scatto. Finché le foto restano tra i partecipanti di un evento, in una galleria chiusa, la questione non si pone quasi. Si pone nel momento di pubblicare, ed è allora che serve una liberatoria precisa su quattro punti: supporti, durata, territorio, finalità.
Il resto è una questione di organizzazione: informare prima dell'evento, indicare un indirizzo di contatto e rimuovere senza discutere quando te lo chiedono.
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