Depois de um evento, as melhores fotos quase nunca são as do fotógrafo. São as tiradas à altura da mesa, pelos convidados, com o telemóvel. O problema é que ficam espalhadas por oitenta telemóveis diferentes, e o organizador acaba por receber umas vinte, comprimidas, enviadas a conta-gotas ao longo de três semanas.
Uma galeria de fotos partilhada resolve isto à partida: um único endereço, aberto a toda a gente, onde cada pessoa carrega o que fotografou enquanto o evento decorre. Este guia explica o que é exatamente, como criar uma, quanto custa, o que o RGPD exige e como recuperar tudo depois.
O que é uma galeria de fotos partilhada
Uma galeria de fotos partilhada é uma página web única onde todos os participantes de um evento carregam as suas fotos e veem as dos outros. Distingue-se de um álbum na nuvem clássico num ponto preciso: está aberta à escrita a pessoas que não têm conta consigo, nem com o seu fornecedor.
É essa a grande diferença em relação a um álbum partilhado do Google Fotos ou do iCloud. Estes álbuns funcionam muito bem entre pessoas que já usam o mesmo ecossistema, mas exigem uma conta para contribuir. Num evento onde se cruzam três gerações, esse requisito afasta parte dos convidados. A comparação Google Fotos partilhado face a uma galeria de evento detalha onde cada um ganha.
O que o convidado faz, em concreto
Lê com a câmara do telemóvel o código QR colocado na mesa. A galeria abre-se no navegador. Toca no botão de partilha, escolhe as fotos do rolo da câmara, e elas aparecem na galeria comum. Quinze segundos, sem conta, sem instalação.
Este percurso é o mesmo para um convidado de vinte anos e para um de setenta e cinco, o que não é verdade em nenhuma solução que passe pela instalação de uma aplicação.
O que o organizador obtém
Um espaço único que se enche durante o evento em vez de três semanas depois. Consoante a plataforma, acrescenta funcionalidades que mudam a utilização: desafios fotográficos para lançar a participação, um livro de honra onde os convidados deixam uma mensagem escrita ou de voz, e uma pesquisa por selfie que permite a cada pessoa encontrar as fotos em que aparece sem ter de percorrer oitocentas imagens.
Criar a sua em cinco passos
1. Criar o evento
A galeria não existe sozinha, está associada a um evento. Dá-lhe um nome e uma data, e o respetivo endereço web é criado logo a seguir, com o código QR. Na Evokly este passo demora menos de dois minutos e o plano gratuito não pede cartão bancário.
Um erro a evitar: gerar o código QR antes de a galeria existir, com um endereço provisório. Um código QR estático codifica um endereço fixo, e seria preciso reimprimir tudo. Crie primeiro a galeria.
2. Definir o que os convidados podem fazer
Três definições decidem a experiência, e tomam-se antes da impressão, não durante a festa.
- O carregamento livre. Os convidados podem adicionar fotos sem aprovação? Numa festa privada, sim, senão passará a noite a moderar. Num evento de empresa aberto ao público, justifica-se uma aprovação antes da publicação.
- A descarga. Os convidados podem descarregar as fotos dos outros? É isso que faz as pessoas voltarem à galeria na semana seguinte.
- O reconhecimento facial. Se o ativar, cada convidado pode encontrar as suas próprias fotos ao tirar uma selfie, depois de dar o seu consentimento explícito. Na Evokly está disponível a partir do plano Event.
3. Imprimir o código QR no formato certo
A regra cabe numa linha: a distância de leitura não deve ultrapassar dez vezes a largura do código. Um código colocado numa mesa, lido a cinquenta centímetros, tem portanto cinco centímetros de lado no mínimo. Um roll-up lido a um metro e meio exige quinze.
Fundo branco, módulos escuros, uma frase de incentivo curta por baixo. O guia do código QR para eventos trata em pormenor dos tamanhos, dos contrastes e dos locais. Se a sua galeria estiver alojada noutro sítio, o gerador de código QR gratuito exporta em PNG, SVG e PDF sem registo.
4. Anunciar a galeria durante o evento
É o passo que toda a gente salta, e o que decide o enchimento. Um código QR colocado sem uma palavra é visto por uma fração da sala. O mesmo código anunciado ao microfone na hora da sobremesa ou dos discursos faz com que metade das mesas o leia em cinco minutos.
Reforce os suportes: um expositor por mesa, um no bar, um junto ao local onde as pessoas posam para as fotos de grupo.
Para um evento de empresa, dê uma razão para voltar: um desafio fotográfico de team building com 15 desafios enche a galeria o dia todo.
5. Deixar a galeria aberta depois do evento
As fotos do fim da festa não chegam na própria noite. Chegam no dia seguinte, quando os convidados organizam o rolo da câmara no comboio de regresso. Uma galeria fechada à meia-noite perde metade das contribuições. Conte com duas semanas de abertura no mínimo e envie um lembrete no dia seguinte.
Quanto custa
O preço de uma galeria partilhada depende de apenas duas variáveis: o número de fotos e o tempo que ficam online. O número de convidados nunca deveria ser faturado, já que é precisamente o que se procura maximizar.
| Plano | Preço | Fotos | Contribuidores | Galeria online |
|---|---|---|---|---|
| Gratuito | 0 € | 100 | 10 | 15 dias |
| Event | 69 € de uma só vez | Ilimitadas | Ilimitados | 6 meses |
| Event Pro | 199 € de uma só vez | Ilimitadas | Ilimitados | 6 meses |
| Pro | 149 € por mês | Ilimitadas | Ilimitados | 12 meses |
O plano gratuito chega para uma festa de aniversário, uma reunião de equipa ou um teste antes de um grande evento. O plano Event, em pagamento único, é a boa escolha assim que um evento ultrapassa as cem fotos: levanta os limites, mantém a galeria seis meses e acrescenta o reconhecimento facial e os desafios fotográficos. O Event Pro aplica a sua marca ao evento pago. O plano Pro destina-se a quem organiza vários eventos por mês, com marca branca completa e um painel multicliente. O detalhe está na página de preços.
O que os seus convidados veem
Aqui fica o percurso real, captado no nosso evento de demonstração. À esquerda, a galeria tal como se abre depois da leitura do código. À direita, o ecrã de carregamento das fotos.
Dois pormenores contam mais do que parece. O nome do convidado é facultativo: exigir uma identidade antes do primeiro carregamento faz perder contribuidores. E os formatos aceites estão escritos mesmo por baixo do título do ecrã, o que evita a pergunta feita em voz alta durante a festa. A Evokly aceita fotos em JPEG, PNG, HEIC e WebP, e vídeos em MP4, MOV e WebM.
Que galeria escolher conforme o evento
A boa definição depende menos do seu orçamento do que do tipo de evento. Eis as combinações que funcionam.
| Evento | O que mais conta | O que chega |
|---|---|---|
| Aniversário, 20 a 40 convidados | Nenhum atrito à entrada | Plano gratuito |
| Casamento, 80 convidados ou mais | Volume, pesquisa por selfie, seis meses online | Plano Event |
| Evento de empresa ou team building | Alojamento na Europa, marca da empresa | Plano Pro |
| Conferência ou feira | Volume, estatísticas de participação | Plano Pro ou Enterprise |
| Entrega a clientes de um fotógrafo | Marca do fotógrafo na galeria e nos e-mails | Plano Pro |
Para um casamento, a comparação das sete soluções de álbum de fotos partilhado passa em revista o que cada família de ferramentas dá realmente no grande dia. Para escolher entre uma aplicação a instalar e uma galeria aberta no navegador, leia a comparação Wedbox, WedShoots ou galeria web. Para uma festa de aniversário, a página código QR de fotos de aniversário vai direta ao assunto. No lado das empresas, centralizar as fotos de um evento de empresa sem passar pelo departamento de informática trata das restrições internas. Os fotógrafos encontrarão o seu caso nas alternativas ao Pixieset para a entrega de galerias.
O que o RGPD exige
Uma festa de família cujas fotos ficam no círculo privado fica fora do âmbito do RGPD. O regulamento aplica-se assim que a partilha se torna organizada e sai desse círculo: um evento de empresa, uma conferência, uma gala associativa, ou uma publicação online acessível a todos.
Quatro pontos bastam para estar em conformidade num evento corrente.
- Informar antes. Uma frase no convite ou no programa, indicando que será aberta uma galeria de fotos partilhada e remetendo para uma política de privacidade acessível.
- Recolher um consentimento explícito para a biometria. Se ativar a pesquisa por selfie, esta assenta num tratamento biométrico, logo no consentimento do convidado, recolhido no momento da captura e registado com a respetiva data.
- Limitar a duração. Uma galeria não está destinada a ficar aberta indefinidamente. O guia sobre o prazo de conservação das fotos de eventos dá as referências por caso de utilização e a documentação a produzir.
- Saber onde estão os ficheiros. Muitos serviços de grande consumo alojam fora da União Europeia. A Evokly aloja na União Europeia, encripta em trânsito e em repouso, e nunca reutiliza as fotos, nem para publicidade nem para treinar modelos. O detalhe está na página de conformidade.
O direito à imagem é um tema distinto do RGPD, e aplica-se mesmo num contexto privado assim que uma foto é divulgada. Fique com isto: uma pessoa reconhecível pode pedir a remoção de uma foto que lhe diga respeito, e a sua galeria deve permitir essa remoção sem discussão.
Recuperar e arquivar depois do evento
É o passo em que a maioria das galerias falha, porque chega quando o evento já foi esquecido.
Três reflexos evitam perder o conteúdo.
- Arquive antes do prazo. No plano gratuito, a galeria expira ao fim de quinze dias e as fotos são eliminadas. Descarregam-se uma a uma: a descarga de toda a galeria num único ficheiro começa com o plano Event. É enviado um lembrete por e-mail antes da expiração, mas arquivar as fotos continua a ser da sua responsabilidade.
- Recupere a qualidade original, não as miniaturas. Uma descarga em lote deve devolver os ficheiros tal como foram carregados. É isso que permite a impressão em papel e a ampliação.
- Organize por evento, não por data. Uma pasta por evento, com a data e o nome, continua legível dentro de cinco anos. Uma árvore por meses deixa de o ser ao fim de um ano.
Se passou a um plano pago, a pesquisa por selfie muda também o pós-evento: cada convidado encontra as suas próprias fotos sem que tenha de dividir a galeria por ele.
Os cinco erros que esvaziam uma galeria
- Não a anunciar. Um código QR colocado sem uma palavra ao microfone é visto por uma fração dos convidados. É, de longe, a primeira causa de uma galeria vazia.
- Um único suporte, à entrada. Ninguém tira o telemóvel ao chegar, toda a gente o tira à mesa e no bar. Multiplique os pontos de leitura.
- Escolher uma ferramenta que exige conta. Cada passo acrescentado antes do primeiro carregamento custa contribuidores, e custa mais à medida que a idade média dos convidados sobe.
- Fechar a galeria no dia seguinte. Metade das contribuições chega depois do evento, quando os convidados organizam o rolo da câmara.
- Esquecer-se de descarregar. Uma galeria expirada não se recupera. Defina um lembrete para a data de expiração no dia em que cria o evento.
FAQ
O que é uma galeria de fotos partilhada?
É uma página web única onde todos os participantes de um evento carregam as suas fotos e veem as dos outros. Ao contrário de um álbum na nuvem clássico, está aberta à escrita a pessoas que não têm conta: chegam através de um link ou de um código QR, adicionam os ficheiros a partir do navegador, e o organizador recupera tudo numa única descarga.
Como criar uma galeria de fotos partilhada para um evento?
Crie o evento numa plataforma dedicada, o que gera a galeria e o respetivo código QR. Depois, defina quem pode carregar e descarregar fotos, imprima o código QR no formato certo, anuncie-o durante o evento e deixe a galeria aberta duas semanas depois. Na Evokly, a criação demora menos de dois minutos e o plano gratuito não pede cartão bancário.
Uma galeria de fotos partilhada é gratuita?
Depende do volume. O plano gratuito da Evokly cobre um evento, 100 fotos, 10 contribuidores e 15 dias online, o que chega para uma festa de aniversário ou uma reunião de equipa. Para lá disso, o plano Event, a 69 euros em pagamento único, levanta os limites de fotos e de contribuidores e mantém a galeria seis meses.
Os convidados têm de criar conta ou instalar uma aplicação?
Depende da ferramenta, e é o critério que decide a taxa de participação. As aplicações de álbum de casamento e os álbuns do Google ou do iCloud exigem uma instalação ou uma conta, e uma parte dos convidados desiste nesse passo. Uma galeria web como a Evokly abre-se no navegador depois de ler o código, sem conta nem instalação.
Durante quanto tempo manter online uma galeria de fotos de evento?
Duas semanas no mínimo depois do evento, porque as fotos do fim da festa chegam no dia seguinte e no outro. A partir daí, a duração depende do tipo de evento e do fundamento jurídico do tratamento: alguns meses para uma festa privada, entre um e três anos para a comunicação interna de uma empresa. O guia sobre o prazo de conservação detalha as referências por caso de utilização.
As fotos mantêm a qualidade original?
Numa galeria dedicada, sim: os ficheiros são guardados tal como saem do telemóvel, e uma versão otimizada serve apenas para a apresentação rápida. Uma aplicação de mensagens como o WhatsApp comprime cada imagem, o que impede depois a impressão em papel e a ampliação.
Onde ficam alojadas as fotos de uma galeria partilhada?
É preciso verificar antes de escolher uma ferramenta, porque muitos serviços de grande consumo alojam os dados fora da União Europeia. A Evokly aloja na União Europeia, encripta os ficheiros em trânsito e em repouso, e nunca os utiliza para outro fim que não o serviço, nem para publicidade nem para treinar modelos.
Em resumo
Uma galeria de fotos partilhada resume-se a três coisas: um endereço aberto à escrita sem conta, um código QR visível onde os convidados passam, e um anúncio no momento certo. O resto é questão de definições e, sobretudo, do tempo que deixa a porta aberta depois do evento.
Crie uma galeria gratuitamente e coloque o seu código QR antes do primeiro convidado.
